E-doręczenia krok po kroku: przewodnik dla administratorów skrzynek doręczeń

Od grudnia 2023 r. e-doręczenia stały się obowiązkowym elementem cyfrowej korespondencji w administracji publicznej oraz w coraz większej liczbie instytucji i firm. Nowy system, który zastępuje tradycyjne listy polecone, ma na celu usprawnienie komunikacji i zapewnienie większego bezpieczeństwa obiegu dokumentów. Jednak dla wielu administratorów skrzynek doręczeń wprowadzenie tej zmiany wiąże się z szeregiem praktycznych wyzwań. Jak założyć skrzynkę? Jak ją aktywować, zarządzać uprawnieniami i odbierać przesyłki? W tym przewodniku krok po kroku przedstawione zostanie, jak sprawnie poruszać się po systemie e-doręczeń i uniknąć najczęstszych błędów.

Spis treści:

• Kim jest administrator skrzynki doręczeń elektronicznych?
• Na czym polega założenie adresu do doręczeń elektronicznych?
• Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych
• Obowiązki administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych
• Odbiór korespondencji wysłanej na ADE
• Najczęstsze problemy przy korzystaniu z doręczeń elektronicznych
• E-doręczenia – Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

Kim jest administrator skrzynki doręczeń elektronicznych?

Administrator skrzynki doręczeń elektronicznych to osoba wyznaczona przez właściciela adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) do złożenia wniosku o założenie ADE, aktywowania ADE a także do bieżącego zarządzania skrzynką do e-doręczeń. Przy czym warto dodać, że do złożenia wniosku można ustanowić w formie pełnomocnictwa – pełnomocnika do złożenia wniosku o nadanie ADE, który nie jest administratorem. Zatem pełnomocnik i administrator mogą być dwiema oddzielnymi osobami.

Podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną np. przedsiębiorca są obowiązane do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Skrzynka do doręczeń elektronicznych może mieć więcej niż jednego administratora. W przypadku podmiotów publicznych zalecanym jest, aby skrzynka miała co najmniej dwóch administratorów.

Zarządzanie skrzynką e-doręczeń to w szczególności następujące zadania: wysyłanie i odbieranie korespondencji, zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny, konfigurowania skrzynki doręczeń oraz wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji.

Na czym polega założenie adresu do doręczeń elektronicznych?

Proces zakładania adresu rozpoczyna się od sprawdzenia, czy dany podmiot podlega obowiązkowi korzystania z e-doręczeń. Obecnie dotyczy to m.in. instytucji publicznych, przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS, a także wybranych zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, notariusze czy doradcy podatkowi. Jeśli dany podmiot ma obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń, kolejnym krokiem jest przygotowanie odpowiednich danych i dostępów. Osoba zakładająca skrzynkę powinna mieć Profil Zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny lub też zalogować się za pomocą aplikacji mObywatel oraz być formalnie upoważniona do działania w imieniu podmiotu – może to być właściciel firmy, członek zarządu lub pełnomocnik do złożenia wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych. Niezbędne będą również podstawowe dane firmy lub instytucji, takie jak NIP, REGON czy numer wpisu do KRS lub CEIDG.

Sama rejestracja skrzynki odbywa się poprzez stronę www.gov.pl/edoreczenia, gdzie należy wybrać opcję „Załóż adres do e-doręczeń”. Po zalogowaniu się system przeprowadza użytkownika przez formularz online. Na końcu wniosek należy podpisać w sposób wskazany we wniosku (podpis zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, Profil Zaufany) i wysłać. Po jego akceptacji system tworzy indywidualny adres do doręczeń.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: E-doręczenia w praktyce 2025/2026

Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych

W celu rozpoczęcia korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego konieczna jest aktywacja skrzynki. Aktywacja jest możliwa tylko poprzez aplikację e-doręczenia, przez właściciela adresu do doręczeń elektronicznych lub wskazanego we wniosku administratora skrzynki doręczeń. Adres do doręczeń elektronicznych pojawia się w bazie adresów do doręczeń elektronicznych dopiero w momencie aktywacji skrzynki do doręczeń elektronicznych. Samo założenie skrzynki do doręczeń elektronicznych bez jej aktywacji, nie spowoduje jeszcze ujawnienia adresu do doręczeń elektronicznych w BAE.

Obowiązki administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych

Podstawowym obowiązkiem administratora jest konfiguracja skrzynki oraz nadawanie uprawnień innym użytkownikom. Administrator decyduje, kto w organizacji może odbierać, wysyłać i przeglądać korespondencję przychodzącą oraz wychodzącą. Ma możliwość przypisywania ról (użytkownik, obserwator), a także ich odbierania w razie potrzeby. W ten sposób zapewnia, że dostęp do skrzynki mają wyłącznie osoby uprawnione.

Kolejną ważną funkcją administratora jest nadzór nad prawidłowym działaniem skrzynki. Obejmuje to m.in. regularne sprawdzanie, czy korespondencja jest odbierana na czas, czy system działa poprawnie, oraz reagowanie na ewentualne błędy techniczne. W razie problemów administrator może kontaktować się z dostawcą skrzynki.

Administrator powinien również zadbać o ciągłość działania skrzynki, np. w razie urlopów, zmian kadrowych lub sytuacji awaryjnych.

Odbiór korespondencji wysłanej na ADE

Jednym z najważniejszych aspektów roli administratora jest odpowiedzialność za terminowy odbiór dokumentów. Zgodnie z przepisami, pismo wysłane na adres do doręczeń elektronicznych uznaje się za doręczone po 14 dniach nawet jeśli nie zostało odebrane. Dlatego niedopilnowanie skrzynki, brak odpowiednich powiadomień lub błędna konfiguracja może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi dla całego podmiotu np. przegapieniem ważnych terminów, postępowaniem egzekucyjnym lub karą finansową.

Zgodnie, z art. 42 ustawy o doręczeniach elektronicznych korespondencja skierowana do podmiotu niepublicznego jest doręczona w chwili (dacie) jej odebrania przez ten podmiot, jeżeli nastąpiło to przed upływem 14 dni od dnia wpłynięcia tej przesyłki na jego adres do doręczeń elektronicznych. Doręczenie następuje w chwili odebrania korespondencji. W przypadku podmiotu niepublicznego wpłynięcie wyznacza korespondencji wyznacza  tylko początek terminu 14 dniowego terminu na odbiór korespondencji, a w sytuacji jej nieodebrania w tym terminie przyjmuje się fikcję prawną doręczenia. W sytuacji nieodebrania korespondencji przez podmiot niepubliczny w terminie 14 dni od dnia jej wpłynięcia na adres do doręczeń elektronicznych tego podmiotu, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania tj. od dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.

Fikcja doręczenia w e-doręczeniach polega na tym, że po upływie 14 dni od wpłynięcia korespondencji na ADE podmiotu niepublicznego przesyłka uznawana jest za skutecznie doręczoną (analogiczna zasada obowiązuje obecnie w kpa, w przypadku dwukrotnego awizowania przesyłki i nieodebrania listu przez adresata).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: E-doręczenia - warsztaty dla administratorów skrzynek - najczęstsze pytania i wątpliwości dotyczące obsługi skrzynek do e-doręczeń

Najczęstsze problemy przy korzystaniu z doręczeń elektronicznych

Poniżej wymieniam najczęstsze błędy i ich konsekwencje.

Niepełna aktywacja skrzynki do e-doręczeń

Jednym z najczęściej spotykanych błędów, jakie mogą popełnić administratorzy jest niepełna aktywacja skrzynki do doręczeń elektronicznych. Zdarza się, że podmiot założy skrzynkę, ale nie dopełni wszystkich formalności np. nie dokończy składania wniosku lub nie aktywuje ADE. W efekcie skrzynka nie jest widoczna w Bazie Adresów do Doręczeń Elektronicznych.

Brak odpowiedniego wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń i zbyt wąski dostęp

Równie istotnym problemem jest brak odpowiednio przypisanych administratorów skrzynki lub zbyt wąski dostęp do niej. W wielu organizacjach jedynym administratorem jest osoba, która zakładała skrzynkę. Jeśli taka osoba odejdzie z pracy, zachoruje lub wyjedzie, cała instytucja może stracić dostęp do oficjalnej korespondencji. To ryzykowna sytuacja, której można łatwo uniknąć, wyznaczając co najmniej dwóch administratorów.

Brak monitorowania utworzonego adresu do doręczeń elektronicznych

Kolejny błąd to brak systematycznego monitorowania skrzynki - wiele jednostek zakłada skrzynkę, ale potem zapomina o jej istnieniu lub zakłada, że ewentualne wiadomości i tak przyjdą tradycyjną pocztą. Brak systematycznego monitorowania skrzynki może skutkować przeoczeniem decyzji, wezwań czy pism procesowych.

Brak przeszkolenia i złe korzystanie z e-doręczeń

Wspomnieć trzeba również o trudnościach technicznych oraz braku przeszkolenia personelu. W wielu jednostkach osoby odpowiedzialne za obsługę skrzynki nie zostały odpowiednio wdrożone - nie wiedzą, jak podpisywać dokumenty, jak zarządzać skrzynką ani jak bezpiecznie odbierać i przekazywać wiadomości.

Błędy na etapie tworzenia skrzynki i adresu do e-doręczeń

Wreszcie, niektóre organizacje popełniają błędy już na etapie tworzenia skrzynki np. przypisują ją do niewłaściwego numeru NIP lub REGON, co skutkuje problemami z identyfikacją i błędnym kierowaniem korespondencji.

Złe zarządzanie skrzynką, w tym brak integracji usługi e-doręczeń z wewnętrznymi systemami

Osobnym problemem, bardziej technicznym, jest brak integracji skrzynki e-doręczeń z wewnętrznymi systemami obiegu dokumentów. W sytuacji, gdy instytucja korzysta z elektronicznego systemu kancelaryjnego, ale e-doręczenia są obsługiwane osobno, pojawia się ryzyko, że dokumenty nie zostaną prawidłowo zarejestrowane ani przekazane do dalszego obiegu. To prowadzi do chaosu dokumentacyjnego i opóźnień w działaniu firmy.

Podsumowując prawne wdrożenie i obsługa systemu e-doręczeń wymaga nie tylko znajomości procedur, ale także odpowiedzialnego podejścia do zarządzania korespondencją elektroniczną.

E-doręczenia – Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

1. Kto może być administratorem skrzynki do e-doręczeń?

Administratorem skrzynki do doręczeń elektronicznych może być dowolnie wybrana osoba przez przedsiębiorcę czy też podmiot publiczny. Administrator musi posiadać stosowne pełnomocnictwo do pełnienia takiej roli. W praktyce na administratorów najlepiej wyznaczać pracowników kancelarii ogólnych, które mają wiedzę odnośnie tego jak przebiega obieg korespondencji w firmie czy urzędzie.

2. Czy można mieć więcej niż jednego administratora do obsługi skrzynki do e-doręczeń?

Jak najbardziej można mieć więcej niż jednego administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych. Jak wskazano w tekście powyżej wręcz zalecanym jest aby wyznaczyć więcej niż jednego administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych.

3. Czy administrator / podmiot obsługujący musi posiadać profil zaufany lub podpis kwalifikowany?

Administrator do obsługi skrzynki do doręczeń elektronicznych nie musi posiadać ani Profilu Zaufanego ani podpisu kwalifikowanego. Niemniej musi w jakiś sposób zalogować się do skrzynki do doręczeń elektronicznych. Zalogować do skrzynki można się za pośrednictwem: aplikacji mObywatel, Profilu Zaufanego, bankowości elektronicznej lub warstwy elektronicznej na dowodzie osobistym.

4. Czy można usunąć administratora skrzynki e-doręczeń, odsunąć go od usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Usunięcie lub zmiana administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych jest możliwa poprzez złożenie wniosku o aktualizację danych w Bazie Adresów Elektronicznych.

5. Jak zaktualizować dane administratora w systemie e-Doręczeń?

Aktualizacja danych administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych możliwa jest również przez złożenie wniosku o aktualizację danych w Bazie Adresów Elektronicznych.

6. Jakie są konsekwencje braku wyznaczenia administratora skrzynki e-doręczeń, wyznaczenia osoby do obsługi publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Przy składaniu wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych technicznie niemożliwe jest złożenie wniosku bez wskazania administratora, jeżeli składamy wniosek dla podmiotu publicznego lub przedsiębiorcy.

7. Jakie są różnice między administratorem a użytkownikiem skrzynki e-doręczeń?

Główna różnica polega na tym, że administrator może dodawać i usuwać użytkowników i obserwatorów – użytkownik i obserwator nie mają takich możliwości. Zarówno użytkownik jak i administrator mogą wysyłać i odbierać korespondencję za pośrednictwem e-doręczeń.

8. Czy jedna osoba może być administratorem kilku skrzynek e-doręczeń?

Tak, jedna osoba może być administratorem kliku skrzynek do doręczeń elektronicznych.

9. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez administratorów skrzynek e-Doręczeń?

Najczęstsze błędy to: brak aktywacji skrzynki, brak systematyczności w sprawdzaniu skrzynki oraz nieprawidłowa integracja e-doręczeń z systemem zarzadzania dokumentacją lub obiegu dokumentacji stosowanym w danym podmiocie.

10. Jakie są wymagania techniczne dla administratora skrzynki e-Doręczeń?

Nie ma żadnych szczegółowych wymagań technicznych dla administratora skrzynki do doręczeń, poza tymi związanymi z logowaniem. Zalogować się do skrzynki można za pośrednictwem: aplikacji mObywatel, Profilu Zaufanego, bankowości elektronicznej i warstwy elektronicznej na dowodzie osobistym. Korzystanie ze skrzynki jest możliwe zarówno z poziomu komputera jak i smartfona, przy czym na chwilę obecnej nie ma dedykowanej aplikacji do obsługi skrzynki do doręczeń elektronicznych.

11. Czy można zmienić adres e-mail administratora skrzynki e-doręczeń?

Taka zmiana jest możliwa z poziomu konta administratora na stronie dedykowanej do obsługi e-doręczeń. Wystarczy zmienić adres w zakładce „ustawienia skrzynki” bądź „ustawienia” w zależności od rodzaju konta.

12. Jakie są obowiązki administratora po aktywacji skrzynki e-doręczeń?

Najważniejszy obowiązek administratora skrzynki po jej aktywacji, to bieżąca obsługa skrzynki czyli odczytywanie i wysyłanie za jej pośrednictwem korespondencji. Administrator powinien co najmniej raz dziennie sprawdzać, czy na skrzynkę nie wpłynęła nowa korespondencja.