System Informacji Oświatowej (SIO) – najczęstsze błędy oraz jak ich uniknąć?

Czym jest System Informacji Oświatowej? Na co uważać podczas obsługi systemu? Jak uchronić się przed błędym wprowadzaniem danych SIO? Sprawdź!

Spis treści:

• Czym jest System Informacji Oświatowej?
• Dlaczego poprawność danych w SIO jest tak ważna?
• Jakie są kary za niedopełnienie obowiązku związane z SIO?
• Najczęstsze błędy w Systemie Informacji Oświatowej
• Jak unikać błędów w SIO?
• FAQ – Najczęściej zadawane pytania o SIO

Czym jest System Informacji Oświatowej?

System Informacji Oświatowej (SIO) to ogólnopolska, elektroniczna baza danych oświatowych prowadzona przez Ministerstwo Edukacji i Nauki. Gromadzi szczegółowe informacje o szkołach, placówkach edukacyjnych, uczniach, nauczycielach i innych aspektach systemu oświaty.

SIO obejmuje wszystkie typy szkół i placówek oświatowych działających na podstawie prawa oświatowego – od przedszkoli, przez szkoły podstawowe, ponadpodstawowe (licea, technika, szkoły branżowe), szkoły specjalne, aż po placówki takie jak poradnie psychologiczno-pedagogiczne, młodzieżowe domy kultury czy bursy.

Każda jednostka oświatowa, niezależnie od tego, czy jest publiczna czy niepubliczna i niezależnie od źródła finansowania, ma ustawowy obowiązek przekazywania danych do SIO.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: System Informacji Oświatowej - prawidłowe wprowadzanie danych w związku z rozpoczęciem nowego roku szkolnego 2025/2026

Dlaczego poprawność danych w SIO jest tak ważna?

Dokładność i terminowość danych wprowadzanych do SIO mają bezpośrednie przełożenie na funkcjonowanie całego systemu oświaty.

Po pierwsze, od danych tych zależy wysokość środków finansowych przekazywanych na poszczególne szkoły i samorządy. Błędnie wykazane informacje (np. zaniżona liczba uczniów, brak oznaczenia ucznia z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego, niewykazanie małej szkoły itp.) mogą skutkować nieprawidłowym naliczeniem subwencji lub dotacji.

Przykładowo, jedna ze szkół nie zaznaczyła w SIO, że spełnia kryteria tzw. „małej szkoły”, co poskutkowało przyznaniem jej zaniżonej dotacji – dopiero korekta danych w SIO i interwencja pozwoliły uzyskać należne środki finansowe. Po drugie, dane z SIO są wykorzystywane do rozmaitych analiz i decyzji administracyjnych – ich niekompletność lub błędy mogą zaburzyć obraz potrzeb oświatowych (np. planowanie sieci szkół, etatów nauczycielskich, podręczników czy dotacji celowych).

Jakie są kary za niedopełnienie obowiązku związane z SIO?

Przepisy wyraźnie zobowiązują dyrektorów szkół do rzetelnego i terminowego przekazywania danych do SIO, a za niedopełnienie tego obowiązku grożą sankcje. Zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy o SIO, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje danych do bazy SIO lub podaje dane niezgodne z prawdą, podlega karze grzywny.

Postępowanie w takiej sprawie toczy się jak w przypadku wykroczenia, a organy nadzoru (administrator SIO lub właściwy organ prowadzący) mają obowiązek zgłosić podejrzenie naruszenia prawa. Innymi słowy, dyrektor szkoły może zostać ukarany grzywną za brak danych lub świadome wprowadzanie nieprawdziwych informacji do SIO, a także pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej przez organ prowadzący.

Co prawda przypadki takie należą do rzadkości, jednak sama możliwość kary finansowej podkreśla wagę obowiązku prowadzenia SIO.

Najczęstsze błędy w Systemie Informacji Oświatowej

Prowadzenie SIO wymaga skrupulatności i znajomości zasad. Poniżej omówiono najczęściej spotykane błędy popełniane przez użytkowników SIO – pracowników szkół i placówek – oraz wskazówki, jak ich unikać.

Błędne lub niezgodne z PESEL dane osobowe

Jedną z najczęstszych kategorii błędów są pomyłki przy wprowadzaniu danych osobowych uczniów i nauczycieli, skutkujące brakiem ich weryfikacji w rejestrze PESEL. System porównuje wpisane imię, nazwisko oraz numer PESEL z danymi w bazie PESEL – nawet drobna rozbieżność spowoduje komunikat błędu „osoba niezweryfikowana w rejestrze PESEL”. Częste przyczyny takich problemów to m.in.:

• Wpisanie w polu „Imię” dwóch imion naraz (podczas gdy należy podawać tylko pierwsze imię),
• Niewłaściwa pisownia nazwisk dwuczłonowych – zdarza się np. postawienie spacji przed lub po myślniku („Dudek – Kowalski” zamiast poprawnego „Dudek-Kowalski”),
• Przestawienie imienia z nazwiskiem (omyłkowe wpisanie nazwiska w rubryce Imię i odwrotnie),
• Literówki i błędy ortograficzne, zwłaszcza w nazwiskach zawierających polskie znaki (np. wpisanie „Wujcik” zamiast poprawnego „Wójcik”),
• Błędny numer PESEL lub wpisanie numeru PESEL osoby, która nie figuruje w bazie PESEL (np. cudzoziemca bez nadanego numeru).

Takie pomyłki uniemożliwiają pozytywną weryfikację tożsamości i blokują proces zgłaszania danych.

Jak ich unikać?

Przede wszystkim należy każdorazowo sprawdzać dane wprowadzane do SIO z dokumentami źródłowymi – dowodem osobistym, aktem urodzenia, paszportem ucznia lub innym oficjalnym dokumentem. W przypadku cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL, należy poprawnie zaznaczyć ich status i kraj pochodzenia w systemie (SIO przewiduje specjalne pola na te informacje).

Jeśli imię lub nazwisko zawiera nietypowe znaki diakrytyczne lub obcojęzyczne, warto skorzystać z instrukcji przygotowanych przez administratorów systemu – dostępnych np. na stronie pomocy SIO – aby wprowadzić je prawidłowo. W razie pojawienia się komunikatu o braku weryfikacji w PESEL, należy niezwłocznie poprawić błędne pola (imię, nazwisko lub PESEL) zgodnie z danymi z rejestru.

Braki w przypisaniu uczniów do oddziałów i dokumentacji orzeczeń

Kolejnym obszarem, gdzie pojawia się wiele błędów, jest ewidencja przebiegu nauki uczniów, w tym przypisanie do oddziałów (klas) oraz rejestrowanie odpowiedniej dokumentacji przebiegu kształcenia.

Typowym błędem jest pozostawienie ucznia bez przypisania do oddziału – jeżeli uczeń ma aktywny okres nauki w danej szkole, a nie został przypisany ani do oddziału podstawowego, ani do żadnego oddziału dodatkowego (np. przygotowawczego czy rewalidacyjno-wychowawczego), SIO oznaczy to czerwonym komunikatem „Brak przypisania w nauce”.

Taka sytuacja może wystąpić np. gdy zapomnimy dopisać ucznia do klasy po jego przyjęciu lub nie zakończymy formalnie jego nauki po opuszczeniu szkoły. Rozwiązaniem jest albo szybkie uzupełnienie brakującego przypisania (jeśli uczeń faktycznie powinien być w oddziale), albo zamknięcie okresu nauki ucznia z datą jego faktycznego odejścia ze szkoły.

Innym częstym problemem jest niewłaściwe prowadzenie danych o uczniach ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi. Uczniowie posiadający orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, opinie o wczesnym wspomaganiu rozwoju (WWR) czy orzeczenia o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych muszą być w SIO przypisani do odpowiednich oddziałów (specjalnych, WWR, rewalidacyjnych itp.), a jednocześnie ich orzeczenia muszą być odnotowane w systemie.

Brak powiązania orzeczenia z uczniem skutkuje błędem „Brak orzeczenia lub opinii w przypisaniu”. Ten komunikat pojawi się np. gdy uczeń został przypisany do oddziału specjalnego, ale szkoła nie wprowadziła do SIO danych z orzeczenia z poradni psychologiczno-pedagogicznej, albo gdy okres ważności orzeczenia nie pokrywa się z okresem przypisania ucznia do danej klasy. Aby uniknąć tego błędu, należy każdorazowo, gdy otrzymujemy od rodzica orzeczenie lub opinię, zarejestrować je w SIO wraz z datą wydania, okresem obowiązywania oraz danymi poradni, która je wydała.

W kontekście orzeczeń warto wspomnieć o jeszcze jednej pułapce: niespójność danych między szkołą a poradnią. Zdarza się, że szkoła wpisze w SIO dane orzeczenia (numer, datę, przyczynę niepełnosprawności, REGON poradni) odmiennie niż zrobiła to poradnia w swojej bazie. W takiej sytuacji system oznaczy orzeczenie jako niezweryfikowane i wymagające wyjaśnienia.

Dobre praktyki nakazują wówczas skontaktować się z właściwą poradnią psychologiczno-pedagogiczną i wspólnie ustalić i skorygować dane tak, by w obu systemach były one identyczne (np. jednakowy numer orzeczenia, ta sama data wydania etc.). Dopiero pełna zgodność pozwoli „odhaczyć” orzeczenie jako prawidłowo zgłoszone.

Od roku szkolnego 2022/2023 pojawił się także nowy obowiązek związany z uczniami posiadającymi orzeczenia – szkoła musi wprowadzać do SIO informacje o udzielanych godzinach pomocy psychologiczno-pedagogicznej (czyli np. zajęć rewalidacyjnych, dydaktyczno-wyrównawczych itp.) wynikających z orzeczenia. Brak uzupełnienia tych danych (przy aktywnym orzeczeniu) spowoduje pojawienie się czerwonej etykiety „Brak zajęć w orzeczeniu lub opinii”. Dlatego nie można poprzestać tylko na wpisaniu samego orzeczenia – należy również zadbać o bieżące wpisywanie zrealizowanych form pomocy i ich wymiaru godzinowego.

Niekompletne lub niepoprawne dane o nauczycielach

System Informacji Oświatowej bardzo szczegółowo gromadzi informacje o nauczycielach zatrudnionych w szkołach – ich kwalifikacjach, wymiarze czasu pracy, przedmiotach nauczania, itd. Jest to istotne m.in. z punktu widzenia naliczania średnich wynagrodzeń czy dotacji. Użytkownicy SIO często popełniają błędy w tym obszarze, wynikające z przeoczenia pewnych danych kadrowych. Przykładowe częste uchybienia to:

• Brak zarejestrowanej umowy – sytuacja, w której dane osobowe nauczyciela zostały dodane do bazy, ale nie przypisano mu żadnej umowy o pracę/stanowiska. SIO zaznaczy wówczas przy nazwisku komunikat „Brak zarejestrowanych umów”. Taka sytuacja może wystąpić np. gdy wprowadzono nowego nauczyciela do bazy, ale nie dodano informacji o jego etacie albo gdy nauczyciel odszedł z pracy, a zapomniano usunąć jego dane osobowe.
• Niekompletne dane o wymiarze zajęć – każdy nauczyciel w SIO powinien mieć przypisany tygodniowy wymiar zajęć (pensum) oraz zestaw obowiązków dydaktycznych/pedagogicznych odpowiadających temu wymiarowi. Błędem jest nieuzupełnienie któregoś z tych elementów lub podanie ich na niepełny okres. Jeśli np. wpiszemy umowę nauczyciela, ale pominiemy informację o tygodniowej liczbie godzin zajęć (lub odwrotnie – podamy godziny bez przypisania obowiązków), system zgłosi błąd „Niekompletna umowa” albo „Umowa zawiera niespójności”. Również wtedy, gdy okres obowiązywania pensum i okres przypisanych obowiązków nie pokrywają się z pełnym rokiem szkolnym (od 1 września do 31 sierpnia), pojawi się stosowny komunikat o niespójności.
• Nauczyciel niezweryfikowany w PESEL – analogicznie jak w przypadku uczniów, dane identyfikacyjne nauczyciela muszą przejść weryfikację. Błędny PESEL czy literówka w nazwisku nauczyciela zaowocują czerwonym komunikatem „Nauczyciel niezweryfikowany w rejestrze PESEL”. Postępowanie naprawcze jest takie samo – poprawić dane zgodnie z dokumentem tożsamości i rejestrem.

W praktyce codziennej problematyczne bywa również raportowanie danych o nauczycielach przebywających np. na długotrwałych absencjach (urlopy macierzyńskie, zdrowotne itp.). Szkoły czasem nie wiedzą, jak ująć takiego nauczyciela w SIO, skoro nie prowadzi on w danym okresie zajęć. Zgodnie z instrukcjami, nawet nieobecny nauczyciel powinien mieć wprowadzony swój nominalny tygodniowy wymiar zajęć, a jako obowiązek można dodać pozycję o nazwie „brak obowiązku w arkuszu organizacyjnym” z liczbą godzin równą etatowi. Dzięki temu pensum będzie się zgadzało, a system uzna dane za kompletne.

Nieterminowe wprowadzanie lub aktualizacja danych

Opieszałość w uzupełnianiu SIO to kolejny częsty błąd, który może mieć poważne konsekwencje. Choć dawniej (w „starym SIO”) dane zbierane były okresowo (np. dwa razy do roku, według stanu na określone dni), obecnie system funkcjonuje w trybie ciągłym, a większość informacji należy wprowadzać na bieżąco. W praktyce oznacza to, że większość danych w SIO powinna zostać zaktualizowana w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany.

Brak terminowości bywa szczególnie dotkliwy w kontekście danych zbiorczych, które w określonych terminach są wykorzystywane do wyliczeń finansowych. Kluczowym momentem jest co roku stan danych na 30 września, na podstawie którego ustalana jest subwencja oświatowa dla samorządów na kolejny rok.

Jeśli do końca września szkoła nie zaktualizuje liczby uczniów czy innych parametrów, może to wypaczyć wysokość otrzymanych środków (za mało danych – subwencja zaniżona, ale również zawyżone wykazanie danych może skutkować koniecznością zwrotu nadpłaconej dotacji po weryfikacji). Również inne informacje – np. dotyczące powierzchni szkolnych pomieszczeń, liczby oddziałów przedszkolnych itp. – mają odgórnie ustalone daty sprawozdań (często w styczniu lub czerwcu).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: System Informacji Oświatowej - prawidłowe wprowadzanie danych w związku z rozpoczęciem nowego roku szkolnego 2025/2026

Jak unikać błędów w SIO?

• Weryfikuj dane z dokumentami źródłowymi – każdą informację personalną (imię, nazwisko, datę urodzenia, PESEL) wprowadzaj na podstawie oficjalnych dokumentów i upewnij się, że wpisujesz ją dokładnie tak, jak tam widnieje. Unikniesz dzięki temu problemów z weryfikacją w bazie PESEL.
• Nie ignoruj komunikatów o błędach – czerwone etykiety i ostrzeżenia w SIO są sygnałem, że coś wymaga poprawy. Nie odkładaj tego na później – im szybciej poprawisz błąd, tym mniejsze ryzyko dalszych komplikacji. Pamiętaj, że np. uczeń oznaczony jako „niezweryfikowany” może nie liczyć się do pewnych zestawień, a nauczyciel bez umowy zaniży wykazy kadrowe.
• Aktualizuj dane na bieżąco – przyjmij w szkole zasadę, że zmiana stanu faktycznego od razu skutkuje zmianą w SIO. Wpisuj nowych uczniów i pracowników niezwłocznie po ich pojawieniu się, skreślaj absolwentów lub osoby, które odeszły, zaraz po ich odejściu. Dzięki temu SIO będzie zawsze odzwierciedlało rzeczywistość, a Ty unikniesz spiętrzenia pracy przed kluczowymi terminami.
• Znaj terminy i przygotuj się do sprawozdań – miej świadomość, które dane mają tzw. daty graniczne (np. 30 września, 10 stycznia, 15 czerwca itp.). Kilka tygodni przed taką datą dokonaj przeglądu i weryfikacji danych – upewnij się, że np. wszyscy uczniowie są wprowadzeni z poprawnymi danymi, orzeczenia uzupełnione, a nauczyciele mają właściwie wykazane godziny. To dobry moment na audyt wewnętrzny SIO.
• Korzystaj z oficjalnych instrukcji i pomocy technicznej – zanim zaczniesz wypełniać nowy formularz, przeczytaj instrukcję, jak to zrobić poprawnie. Ministerstwo udostępnia je w formie PDF oraz wideo – poświęcenie kilkunastu minut na lekturę może oszczędzić Ci wielu godzin poprawek w przyszłości. Jeśli napotkasz problem techniczny, skontaktuj się z infolinią lub pomocą techniczną SIO (takie kontakty są podane na stronach systemu).
• Zapewnij przeszkolenie i podział obowiązków – prowadzenie SIO to zadanie dla całej szkoły, nie tylko dla dyrektora. Warto przeszkolić sekretarzy szkolnych lub inne osoby, które będą wprowadzać dane, i jasno określić ich zakres odpowiedzialności. Regularnie przypominaj personelowi o zasadach ochrony danych (by nie udostępniali loginów, nie przetwarzali danych poza systemem) oraz o konieczności zachowania dokładności.
• Monitoruj zmiany w prawie i systemie – SIO podlega modyfikacjom (np. dostosowuje się do zmian finansowania oświaty, wprowadza nowe moduły). Śledź komunikaty MEiN i Centrum Informatycznego Edukacji o aktualizacjach systemu – np. od 2025 r. zmienił się sposób finansowania orzeczeń, co pociągnęło za sobą konieczność wprowadzania nowych danych w SIO dotyczących godzin wsparcia dla uczniów ze SPE. Bądź na bieżąco, aby w porę dostosować swoje działania.
• W razie błędu – koryguj i informuj – jeśli odkryjesz, że popełniono błąd w danych (np. przez rok nie wpisano jakiejś informacji lub wpisano ją błędnie), nie zamiataj sprawy pod dywan. Ustawa o SIO w art. 91 nakłada obowiązek sprostowania nieprawidłowych danych. Należy jak najszybciej poprawić dane w systemie, a jeśli błąd mógł mieć wpływ na uzyskane środki finansowe lub inne decyzje (np. dotację roczną), warto poinformować o tym organ prowadzący lub dotujący, przedstawiając skorygowane informacje. W razie potrzeby można dokonać formalnej korekty danych statystycznych za dany okres – im szybciej to nastąpi, tym mniejsze ryzyko sankcji czy roszczeń.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wynagrodzenia nauczycieli - godziny ponadwymiarowe, zastępstwa doraźne, godziny nadliczbowe, praca w dniu wolnym i w święto, nagrody jubileuszowe z uwzględnieniem zmian Karty Nauczyciela w 2025 i 2026 roku

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o SIO

Kto jest zobowiązany do wprowadzania danych do SIO?

Obowiązek ten dotyczy każdej publicznej i niepublicznej szkoły oraz placówki oświatowej działającej w ramach systemu oświaty (na podstawie Prawa oświatowego). Obejmuje to przedszkola, szkoły wszystkich typów (podstawowe, licea, technika, branżowe, specjalne, artystyczne), a także placówki takie jak poradnie, bursy, ośrodki szkolno-wychowawcze, młodzieżowe domy kultury itp. – jednym słowem wszystkie jednostki wpisane do rejestru RSI/RSPO. Formalnie za przekazywanie danych odpowiada dyrektor placówki, który może upoważnić do tego inne osoby (np. pracowników sekretariatu), ale to on ponosi odpowiedzialność za terminowe i poprawne wypełnienie SIO.

Czy szkoła niepubliczna, która nie otrzymuje dotacji, też musi prowadzić SIO?

Tak, brak dotacji czy subwencji nie zwalnia z obowiązku prowadzenia SIO. System Informacji Oświatowej służy nie tylko finansom, ale przede wszystkim statystyce i planowaniu edukacyjnemu państwa. Dlatego nawet szkoły utrzymujące się wyłącznie z czesnego lub innych źródeł muszą przekazywać dane o swojej działalności. Ustawowy obowiązek dotyczy wszystkich szkół i placówek, niezależnie od źródeł finansowania – wynika to wprost z ustawy o SIO.

Co grozi za błędy lub brak danych w SIO?

Ustawowo za naruszenie obowiązku przekazywania danych do SIO przewidziano karę grzywny – „kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje danych do bazy SIO lub przekazuje dane niezgodne z prawdą, podlega karze grzywny”. Postępowanie toczy się jako sprawa o wykroczenie i może zostać zainicjowane np. przez organ nadzoru. W praktyce grzywny nakładane są rzadko, ale dyrektor szkoły naraża się też na konsekwencje służbowe (np. negatywną ocenę pracy czy zarządzenie nadzorcze) za rażące zaniedbania w SIO. Ponadto poważne błędy mogą skutkować błędnym naliczeniem dotacji/subwencji – jeżeli szkoła otrzymała zbyt wysokie środki wskutek nieprawdziwych danych, organ dotujący może żądać zwrotu nadpłaty, a jeśli otrzymała za mało – szkoła traci należne fundusze do czasu korekty.

Jak długo przechowywać dokumenty i materiały źródłowe do SIO?

Dokumentacja, na podstawie której wprowadzamy dane do SIO (np. wnioski rekrutacyjne, odpisy orzeczeń, zaświadczenia itp.), powinna być przechowywana zgodnie z ogólnymi przepisami archiwizacyjnymi dla szkół. SIO sam w sobie jest systemem elektronicznym, który gromadzi historię danych, jednak szkoła powinna mieć w swojej teczce archiwum dokumentów potwierdzających wprowadzone informacje. Przykładowo: listy uczniów na dany rok szkolny, kopie dowodów osobistych lub metryk, na podstawie których wpisano dane osobowe, kopie orzeczeń, umowy nauczycieli itp. Standardowo dokumenty szkolne przechowuje się przez wiele lat (np. księgi uczniów – bezterminowo, listy płac nauczycieli – 50 lat ze względu na emerytury). Choć nie ma odrębnych przepisów dotyczących „dokumentów do SIO”, dobrą praktyką jest zachowanie pełnej dokumentacji na wypadek kontroli – pozwoli to wykazać, że dane wpisane w systemie miały pokrycie w rzeczywistości.

Jakie zmiany w SIO obowiązują od 2025 roku?

Od 2025 r. wprowadzono kilka istotnych zmian zarówno w przepisach, jak i w samym systemie SIO. Najważniejsze z nich to:

Zmiana w finansowaniu oświaty – dotychczasowa subwencja oświatowa została zastąpiona systemem „potrzeb oświatowych” naliczanych bardziej dynamicznie (miesięcznie). W związku z tym SIO zbiera teraz część danych (np. o uczniach ze specjalnymi potrzebami) z większą częstotliwością, aby aktualizować finansowanie w trakcie roku.

• Nowe dane w SIO – dodano pola związane z kwalifikacjami wolnorynkowymi uczniów (np. certyfikaty branżowe) oraz zmieniono formularze dot. praktycznej nauki zawodu. Pojawił się też obowiązek zgłaszania korzystania z dziennika elektronicznego przez szkołę (tak/nie) raz do roku.
• Ułatwienia techniczne – np. od marca 2025 opcja „Potwierdzam brak danych” w formularzach zbiorczych, co ułatwia raportowanie zerowych wartości. Poprawiono również mechanizmy przenoszenia nauczycieli między szkołami (dodatkowe instrukcje dotyczące dat przeniesienia umów).
• Aktualizacja podstawy prawnej – ogłoszono jednolity tekst ustawy o SIO uwzględniający wszystkie dotychczasowe nowelizacje (Dz.U. 2024 poz. 152), a także wprowadzono drobne zmiany ustawowe eliminujące niektóre wątpliwości prawne (np. doprecyzowanie zakresu danych w RSPO).

Warto śledzić komunikaty MEiN i stronę pomocy SIO, gdzie każda zmiana jest opisana. Dzięki temu można szybko dostosować swoje działania do nowych wymagań.