Jak uniknąć naruszeń dyscypliny finansów publicznych? Praktyczne wskazówki dla księgowych

Sprawdź, co stanowi czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych i uchroń się przed karami za nienależyte wykonanie zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych. 

Spis treści:

• Co stanowi dowód potwierdzający naruszenie dyscypliny finansów publicznych?
• Kto wymierza karę w postępowaniu w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych?
• Schemat postępowania w sprawie odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
• Jakie przesłanki muszą być spełnione, aby można było danej osobie przypisać odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych?
• Kto orzeka o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych?
• Jakie kary mogą zostać nałożone w ramach dyscypliny finansów publicznych?
• Kto prowadzi postępowanie w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych?

Co stanowi dowód potwierdzający naruszenie dyscypliny finansów publicznych?

Dowodem potwierdzający naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest każdy dokument, informacja lub czynność, które w sposób wiarygodny i obiektywny wskazują na naruszenie przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych albo innych ustaw regulujących gospodarowanie środkami publicznymi.

Przykłady dowodów w postępowaniu:

1. Dokumenty księgowe i finansowe – sprawozdania budżetowe, księgi rachunkowe, faktury, rachunki, dowody KP/KW, potwierdzenia przelewów bankowych.
2. Dokumenty urzędowe – protokoły kontroli (RIO, NIK, UKS, audytu wewnętrznego), wystąpienia pokontrolne, zalecenia, notatki służbowe, decyzje administracyjne i umowy.
3. Oświadczenia i zeznania – zeznania świadków, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych, pisemne oświadczenia pracowników.
4. Inne środki dowodowe – opinie biegłych, ekspertyzy i analizy, korespondencja e-mailowa, pisma służbowe.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Dyscyplina finansów publicznych – kiedy i za jakie czyny można zostać pociągniętym do odpowiedzialności

Kto wymierza karę w postępowaniu w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych?

Kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych wymierza się w ramach postępowania prowadzonego na podstawie ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Organy wymierzający karę:

• komisje orzekające w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych – działają przy regionalnych izbach obrachunkowych, a w przypadku niektórych instytucji także przy ministrach.
• Główna Komisja Orzekająca – jako organ odwoławczy (II instancja).

Schemat postępowania w sprawie odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Zawiadomienie o naruszeniu

• Każdy, kto powziął wiadomość o możliwym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych (np. kierownik jednostki, organ nadzorczy, NIK, RIO), ma obowiązek zawiadomić Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych.
• Zawiadomienie powinno zawierać opis czynu i dowody.

Postępowanie wyjaśniające prowadzone przez Rzecznika

• Rzecznik bada, czy istnieją podstawy do postawienia zarzutów.
• Gromadzi dokumenty, przesłuchuje świadków, może zwrócić się o dodatkowe wyjaśnienia.
• Po analizie:
  • wydaje postanowienie o umorzeniu postępowania wyjaśniającego, albo
  • kieruje wniosek o ukaranie do właściwej komisji orzekającej.

Komisja orzekająca I instancji

• Funkcjonuje przy regionalnych izbach obrachunkowych (dla JST i ich jednostek) lub przy wyznaczonych ministrach (dla jednostek rządowych).
• Komisja rozpoznaje sprawę, przesłuchuje obwinionego, ocenia dowody.
• Może wydać orzeczenie:
  • o ukaranie (upomnienie, nagana, kara pieniężna, zakaz pełnienia funkcji),
  • o uniewinnienie,
  • o umorzenie postępowania.

Odwołanie do Głównej Komisji Orzekającej (II instancja)

• Obwiniony i Rzecznik mogą złożyć odwołanie.
• GKO ponownie rozpoznaje sprawę i wydaje ostateczne orzeczenie w postępowaniu dyscyplinarnym.

Kontrola sądowa (opcjonalnie)

• Od orzeczenia GKO przysługuje skarga do sądu administracyjnego (WSA, a następnie NSA).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: KSeF 2.0 w sektorze publicznym – przygotowanie i bezpieczne wdrożenie w JST od 2026r.

Jakie przesłanki muszą być spełnione, aby można było danej osobie przypisać odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych?

Żeby można było przypisać konkretnej osobie odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, muszą być spełnione określone przesłanki materialne i podmiotowe, wynikające z ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Przesłanki odpowiedzialności:

1. Podmiotowa – odpowiedzialności podlega tylko osoba, która jest kierownikiem jednostki sektora finansów publicznych lub została upoważniona (na podstawie prawa, statutu, regulaminu, pełnomocnictwa, zakresu obowiązków) do gospodarowania środkami publicznymi albo mieniem publicznym.
2. Przedmiotowa (czyn zabroniony) – musi dojść do czynu wymienionego w ustawie, np.: 
   • zaciągnięcie zobowiązania ponad plan finansowy, nieprawidłowe udzielenie zamówienia publicznego,
3. Wina – konieczne jest wykazanie winy osoby:
   • umyślnej – gdy świadomie narusza przepisy,
   • nieumyślnej (lekkomyślność, niedbalstwo) – gdy osoba nie dochowała należytej staranności.
4. Związek przyczynowy – między działaniem lub zaniechaniem a naruszeniem dyscypliny musi istnieć bezpośredni związek (np. brak nadzoru nad podwładnym skutkujący wydatkowaniem środków niezgodnie z planem).
5. Brak okoliczności wyłączających odpowiedzialność – np. gdy czyn został popełniony wskutek wykonania polecenia służbowego, a pracownik nie mógł się od niego uchylić.

Kto orzeka o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych?

O naruszeniu dyscypliny finansów publicznych orzekają specjalne organy powołane na mocy ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Organy orzekające:

1. Regionalne komisje orzekające w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych

• działają przy regionalnych izbach obrachunkowych,
• rozpoznają sprawy w I instancji w odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych.

2. Komisje orzekające przy ministrach

• powoływane w administracji rządowej (np. przy Ministrze Finansów, Ministrze Zdrowia, Ministrze Obrony Narodowej),
• rozpatrują sprawy podległych im jednostek.

3. Główna Komisja Orzekająca (GKO)

• centralny organ odwoławczy,
• rozpatruje sprawy w II instancji, gdy strony wnoszą odwołanie od orzeczeń komisji regionalnych lub ministerialnych.

Jakie kary mogą zostać nałożone w ramach dyscypliny finansów publicznych?

Katalog kar za naruszenie dyscypliny finansów publicznych został określony w art. 31 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Możliwe kary to:

1. Upomnienie – najłagodniejsza kara, ma charakter ostrzegawczy.
2. Nagana – kara dyscyplinująca, wpisywana do akt, sygnalizuje poważniejsze naruszenie.
3. Kara pieniężna – potrącana z wynagrodzenia, emerytury lub renty; jej wysokość jest ograniczona (maksymalnie do 3-krotności wynagrodzenia miesięcznego obwinionego).
4. Zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi – na okres od 1 roku do 5 lat.

Należy pamiętać, iż organ wymierzający karę kieruje się następującymi zasadami:

1. Kara jest wymierzana proporcjonalnie do stopnia winy, skutków naruszenia i dotychczasowej pracy obwinionego.
2. Komisja orzekająca może odstąpić od wymierzenia kary, jeśli wina i szkodliwość czynu są nieznaczne.
3. Kara wpisywana jest do Rejestru Orzeczeń o Naruszeniu Dyscypliny Finansów Publicznych, prowadzonego przez Głównego Rzecznika Dyscypliny.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Przygotowanie do wprowadzenia KSeF, polityka rachunkowości, obieg dokumentów i instrukcja KSeF oraz obowiązujące przepisy w zakresie faktur ustrukturyzowanych w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r. 

Kto prowadzi postępowanie w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych?

Postępowanie w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych prowadzą wyspecjalizowane organy, a przebieg wynika z ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Organy prowadzące postępowanie

1. Rzecznicy dyscypliny finansów publicznych

• prowadzą postępowanie wyjaśniające (odpowiednik dochodzenia).
• ustalenia rzecznika decydują, czy sprawa trafi do komisji orzekającej.
• rzecznicy działają:
  • przy regionalnych izbach obrachunkowych (dla jednostek samorządu terytorialnego),
  • przy ministrach (dla jednostek administracji rządowej).
  • nad całością czuwa Główny Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych.

2. Komisje orzekające w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych

• prowadzą postępowanie orzekające (sądowe).
• rozpatrują wnioski rzecznika o ukaranie i wydają orzeczenia (I instancja).

3. Główna Komisja Orzekająca (GKO)

• rozpoznaje sprawy w II instancji, jeśli zostanie wniesione odwołanie.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Dyscyplina finansów publicznych – kiedy i za jakie czyny można zostać pociągniętym do odpowiedzialności