Wdrożenie KSeF (Krajowy System e-Faktur) - najczęstsze pytania i odpowiedzi. Przewodnik dla firm oraz JSFP
Jak każdy nowy system również KSeF jest sporym wyzwaniem dla przedsiębiorców i jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki te muszą dostosować swoje procesy księgowe, kadrowe, organizacyjne i informatyczne do nowego modelu funkcjonowania. W praktyce rodzi to wiele pytań, w artykule przedstawimy te najczęściej pojawiające się wątpliwości i postaramy się udzielić na nie krótkich i zwięzłych odpowiedzi.
Spis treści:
- KSeF (Krajowy System e-Faktur) - najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
- Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF?
- Czy faktura w KSeF jest tym samym co tradycyjna faktura PDF?
- Jakie są korzyści z wprowadzenia KSeF?
- Jakie są największe wyzwania przy wdrożeniu KSeF?
- Kto w jednostce budżetowej odpowiada za wdrożenie KSeF?
- Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze w KSeF?
- Czy można wystawiać faktury spoza systemu KSeF?
- Jak nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF?
- Jak KSeF wpływa na proces inwentaryzacji i sprawozdawczości?
- Jak przygotować jednostkę do wdrożenia KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) - najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, służący do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wprowadzenie KSeF jest kolejnym, długo zapowiadanym krokiem na drodze do cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Wdrożenie KSeF ma na celu uproszczenie obiegu faktur, uszczelnienie systemu VAT oraz ułatwienie kontroli i raportowania transakcji gospodarczych. Poniżej znajdziesz najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o KSeF.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Przygotowanie do wprowadzenia KSeF, polityka rachunkowości, obieg dokumentów i instrukcja KSeF oraz obowiązujące przepisy w zakresie faktur ustrukturyzowanych w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r.
Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF?
Mówiąc w dużym uproszczeniu obowiązek korzystania z KSeF mają wszyscy. Wszystkie grupy przedsiębiorców prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Polski, z wyjątkiem nielicznych przypadków. Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkich czynnych podatników VAT, podatników zwolnionych, a także jednostki sektora finansów publicznych (JSFP), w tym urzędy, szkoły, sądy, instytucje kultury czy ośrodki pomocy społecznej.
W przypadku JSFP szczególne znaczenie ma kwestia centralizacji rozliczeń VAT — jeśli jednostka rozlicza się centralnie (np. sąd podlega Ministerstwu Sprawiedliwości lub gmina rozlicza swoje jednostki), faktury będą wystawiane i odbierane na NIP jednostki nadrzędnej, a nie jednostki podrzędnej.
Czy faktura w KSeF jest tym samym co tradycyjna faktura PDF?
Nie. Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma postać pliku XML o zdefiniowanym schemacie FA(2), określonym przez Ministerstwo Finansów. Nie jest to skan, obraz ani dokument tekstowy — to zestaw danych odczytywanych automatycznie przez system.
Po przesłaniu faktury do KSeF otrzymuje ona unikalny numer identyfikujący, który potwierdza jej przyjęcie do systemu. Od tej chwili uznaje się ją za doręczoną odbiorcy. To oznacza, że faktura w formacie PDF przesyłana mailem nie będzie już traktowana jako dokument księgowy, jeśli została objęta obowiązkiem KSeF.
Jakie są korzyści z wprowadzenia KSeF?
KSeF w dłuższej perspektywie ma przynieść korzyści dla obu stron obrotu gospodarczego. Dla przedsiębiorców oznacza to m.in. brak konieczności przechowywania papierowych faktur, automatyzację procesów księgowych i szybszy zwrot VAT.
Dla jednostek sektora publicznego wdrożenie KSeF to szansa na uporządkowanie procesów dokumentowania operacji gospodarczych, ograniczenie ryzyka błędów oraz ułatwienie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej (NIK, RIO, audyt).
System umożliwi również łatwiejsze wyszukiwanie i weryfikację faktur, co znacznie skróci czas rozliczeń oraz poprawi transparentność działań administracji publicznej.
Jakie są największe wyzwania przy wdrożeniu KSeF?
Największym wyzwaniem jest integracja systemów finansowo-księgowych z KSeF i dostosowanie obiegu dokumentów do nowych wymagań. W wielu jednostkach budżetowych proces fakturowania odbywa się jeszcze w formie papierowej lub półelektronicznej.
Dodatkowo, konieczne jest:
- przeszkolenie pracowników,
- opracowanie nowych procedur obiegu dokumentów,
- aktualizacja polityki rachunkowości.
W przypadku sądów czy urzędów trzeba także określić zakres odpowiedzialności pomiędzy jednostką nadrzędną (np. Ministerstwem Sprawiedliwości, urzędem gminy) a jednostkami podrzędnymi.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: KSeF w jednostkach oświaty - przygotowanie i bezpieczne wdrożenie KSEF w placówkach oświaty od 2026r.
Kto w jednostce budżetowej odpowiada za wdrożenie KSeF?
Formalną odpowiedzialność za wdrożenie KSeF w jednostce sektora finansów publicznych ponosi kierownik jednostki. Zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, kierownik odpowiada za gospodarkę finansową jednostki i jej zgodność z obowiązującymi przepisami.
W praktyce wdrożenie KSeF wymaga współpracy wielu komórek: działu finansowego, informatycznego, administracyjnego i księgowości. Wskazane jest powołanie zespołu ds. wdrożenia KSeF, który opracuje:
- harmonogram działań,
- instrukcję wewnętrzną,
- plan szkoleń dla użytkowników.
Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze w KSeF?
Faktura w KSeF zawiera te same dane, które dotychczas były wymagane na fakturze VAT, jednak w sposób uporządkowany i zapisany w formacie XML. Są to m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, numery NIP, pozycje towarowe lub usługowe, kwoty netto, VAT i brutto, a także numery zamówień lub umów.
W jednostkach budżetowych często stosuje się dodatkowe pola informacyjne, np. numer wydziału, symbol klasyfikacji budżetowej lub opis merytoryczny. Warto przewidzieć w systemie księgowym możliwość automatycznego uzupełniania takich danych.
Czy można wystawiać faktury spoza systemu KSeF?
Po wejściu w życie obowiązku KSeF co do zasady nie będzie już można wystawiać faktur poza systemem. Wyjątek stanowią sytuacje awaryjne, np. brak dostępu do Internetu, awaria systemu lub prace serwisowe po stronie Ministerstwa Finansów.
W takich przypadkach można wystawić tzw. fakturę offline, ale należy ją przesłać do KSeF niezwłocznie po przywróceniu połączenia. System zarejestruje ją z datą faktycznego przesłania, ale z oznaczeniem, że została wystawiona wcześniej.
Jak nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF?
Kierownik jednostki (lub osoba upoważniona) może nadawać uprawnienia użytkownikom systemu KSeF. Może to zrobić poprzez aplikację ministerialną, ePUAP lub podpis kwalifikowany.
W dużych jednostkach — takich jak sądy, urzędy czy ministerstwa — warto wprowadzić strukturę hierarchiczną uprawnień: np. główny księgowy ma prawo zatwierdzania faktur, a pracownicy działu finansowego mogą jedynie je wystawiać lub pobierać.
Ważne jest, by prowadzić rejestr nadanych uprawnień i regularnie go weryfikować w ramach kontroli zarządczej.
Jak KSeF wpływa na proces inwentaryzacji i sprawozdawczości?
KSeF pośrednio wpływa na proces inwentaryzacji, ponieważ umożliwia automatyczne zestawienie faktur z zapisami w ewidencji księgowej. Faktury w systemie są przechowywane centralnie przez Ministerstwo Finansów, więc nie ma potrzeby gromadzenia ich w wersji papierowej.
Dla sprawozdawczości oznacza to większą spójność danych i mniejsze ryzyko rozbieżności między księgami rachunkowymi a dokumentacją źródłową. Dzięki temu proces sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych może być bardziej zautomatyzowany.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: KSEF w jednostkach sektora finansów publicznych - praktyczny przewodnik od wdrożenia po codzienną obsługę
Jak przygotować jednostkę do wdrożenia KSeF?
Kluczowe kroki przygotowawcze to:
- Powołanie zespołu wdrożeniowego.
- Analiza procesów obiegu faktur w jednostce.
- Dostosowanie systemu FK i oprogramowania do integracji z KSeF.
- Opracowanie procedur i instrukcji wewnętrznych.
- Nadanie i ewidencjonowanie uprawnień.
- Przeszkolenie pracowników.
- Przeprowadzenie testów z użyciem środowiska testowego KSeF.
Dobrze zaplanowane wdrożenie minimalizuje ryzyko błędów, a także zwiększa bezpieczeństwo danych i płynność pracy księgowości.
Obowiązek korzystania z KSeF - podsumowanie
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to największa zmiana w polskim systemie fakturowania od lat. Choć wymaga dostosowania systemów i procedur, w dłuższej perspektywie przynosi wiele korzyści – od automatyzacji procesów księgowych po większą przejrzystość finansów publicznych.
Zarówno przedsiębiorcy, jak i jednostki sektora finansów publicznych powinni już dziś zadbać o przygotowanie organizacyjne, techniczne i szkoleniowe. KSeF nie jest jedynie projektem księgowym – to zmiana całego sposobu zarządzania dokumentacją finansową.
Dobrze zaplanowane wdrożenie pozwoli wykorzystać potencjał cyfryzacji administracji i usprawni codzienną pracę instytucji publicznych.
Trener
Absolwentka Wydziału Prawa Wyższej Szkoły Handlu i Prawa im. Ryszarda Łazarskiego w Warszawie oraz studiów podyplomowych w zakresie: rachunkowości, prawa Unii Europejskiej i prawa pracy; autorka publikacji z dziedziny finansów publicznych, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, szkoleniowiec, redaktor naczelna dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa".
