Nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej - pytania i odpowiedzi
Cykl spotkań - Porozmawiajmy o... Dokumentacji pracowniczej
Za nami kolejne ze spotkanie z cyklu spotkań – porozmawiajmy o dokumentacji pracowniczej. Poniżej udostępniamy pytania oraz odpowiedzi, które pojawiły się podczas spotkania. Na pytania odpowiadała Pani Kalina Kaczmarek- ekspert prawa pracy z 17 letnim doświadczeniem, pracująca na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy.
Dokumentacja pracownicza - w pytaniach i odpowiedziach
1. Gdzie przechowujemy dokumentację związaną z Polskim Ładem?
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów dokumentacja związana z Polskim Ładem powinna być przechowywana w dokumentacji płacowej, a nie w aktach osobowych.
2. Czy PIT 2 i wnioski o nienaliczanie ulgi dla klasy średniej również trzymamy poza aktami?
Tak, powinniśmy trzymać poza aktami również wnioski o nienaliczanie ulgi oraz PIT-2. Dokumenty te dotyczą podatków, a nie dokumentacji pracowniczej.
3. Czy jest obowiązek prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej?
Nie ma takiego obowiązku - obecnie akta możemy prowadzić elektronicznie lub papierowo.
4. Gdzie przechowujemy wnioski o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu?
Wnioski te należy przechowywać w dokumentacji płacowej.
5. Jak należy usunąć dokument z akt osobowych? Czy należy przepisywać za każdym razem od nowa spis treści?
Nie, jeżeli coś usuwamy z akt osobowych wystarczy przekreślić to w wykazie dokumentów.
6. Czy wydajemy dokumenty pracownikowi po 10/50 latach?
Po zakończeniu ustawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca może ją zniszczyć w sposób zapewniający trwałe usunięcie danych osobowych, lub pracownik może ją odebrać w ciągu miesiąca od końca okresu przechowywania. Jeśli pracownik nie odbierze dokumentów, pracodawca ma 12 miesięcy na ich zniszczenie.
7. Czy zaświadczenie za oddanie krwi trzymamy w aktach lub ewidencji czasu pracy?
Nie. Udostępniamy pracodawcy do wglądu, żeby mógł udzielić dni wolnych. Zaświadczenie ma służyć pracownikowi do udokumentowania zwolnienia od pracy, a pracodawca odnotowuje nieobecność w ewidencji czasu pracy. Samo zaświadczenie pracodawca nie przechowuje w aktach osobowych, ale może poprosić o wgląd w celu weryfikacji.
8. Gdzie należy wpiąć świadectwo pracy doniesione w trakcie zatrudnienia?
Zgodnie z nowym rozporządzeniem, dotyczącym dokumentacji pracowniczej, świadectwo pracy doniesione w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części B.
9. Czy upoważnienia do przetwarzania danych osobowych trzymamy w aktach osobowych, czy poza nimi?
Tak. Upoważnienia te trzymamy w aktach osobowych.
10. Czy z akt osobowych usuwamy skan dowodu osobistego?
Tak, nie można przechowywać skanu dowodu od 2003 roku, od momentu wejścia w życie ustawy o ochronie danych osobowych.
11. Czy można kontynuować akta np. jeśli pracownik był zatrudniony w 2018 roku lub w 2019 i ponownie w 2022?
Jeżeli pracownik był zatrudniony od 2018 roku i ustał jego stosunek pracy, a w 2022 roku wraca do pracy ponownie, zakładamy mu nowe akta osobowe.
12. Czy koniecznością jest układanie dokumentów datami w części B? Pracownicy czasami po okresie 3 miesięcy lub nawet pół roku donoszą dokumenty, które powinny być w aktach i daty wówczas się nie zgadzają.
Nie, układamy dokumenty zgodnie z datą wpływu dokumentu.
13. Czy w aktach osobowych mogą być przechowywane kserokopie orzeczenia o niepełnosprawności?
Tak, wręcz powinny.
14. Gdzie powinna być przechowywana informacja o monitoringu?
Taki dokument trzymamy w polityce bezpieczeństwa lub lokujemy w treści regulaminu o monitoringu. Nie ma żadnych przepisów uwzględniających ten aspekt - ważne jest, aby pracownik został zapoznany z informacją o monitoringu. Dane z monitoringu możemy przetwarzać tylko przez okres 3 miesięcy od nagrania.
15. Jeśli pracownik wraca do pracy po 2 miesiącach przerwy, czy przekładamy świadectwo pracy z części C do części A?
Nie przekładamy.
16. Czy dokumenty złożone przez kandydata do pracy powinniśmy wydać na jego wniosek kiedy nie został zatrudniony?
Jeżeli kandydat złoży taki wniosek, możemy mu wydać dokumenty.
Trener
Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.
