Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemca w Polsce. Jak wygląda kontrola legalności pobytu i zatrudniania cudzoziemców?
Polska w ostatnich latach stała się krajem, do którego cudzoziemcy chętnie przyjeżdżają w celu podjęcia pracy. To zjawisko jest niezwykle korzystne dla przedsiębiorców, zwłaszcza w obliczu poważnych deficytów kadrowych na rynku pracy. Właśnie dlatego zatrudnianie cudzoziemców zyskuje na popularności. Kluczowe jednak jest, aby proces ten odbywał się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Organy kontrolne przykładają dużą wagę do weryfikacji legalności zatrudnienia, dlatego warto zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi przebiegu takiej kontroli.
Spis treści:
- Co oznacza nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi?
- Kto jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia?
- W jaki sposób Straż Graniczna przeprowadza kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemców?
- Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia?
- Jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) przeprowadza kontrolę legalności zatrudnienia?
- Jak długo może trwać kontrola legalności pobytu i zatrudnienia?
- Jakie prawa ma podmiot kontrolowany?
- Co dzieje się w przypadku ujawnienia nielegalnego zatrudniania cudzoziemców?
- Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
Co oznacza nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi?
Zgodnie z nową ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi oznacza:
- powierzenie pracy cudzoziemcowi, który nielegalnie przebywa na terytorium RP;
- powierzenie pracy cudzoziemcowi, którego podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy;
- powierzenie pracy bez ważnego zezwolenia na pracę lub bez oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń;
- powierzenie pracy na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę lub w oświadczeniu o powierzeniu pracy, chyba że przepisy prawa dopuszczają ich zmianę lub cudzoziemiec jest uprawniony do wykonywania pracy na innej podstawie;
- powierzenie pracy na innych warunkach lub na innym stanowisku niż wskazane w zezwoleniu na pobyt czasowy, o ile przepisy nie dopuszczają zmian lub cudzoziemiec nie posiada innych uprawnień do pracy;
- powierzenie pracy bez zawarcia pisemnej umowy.
Kto jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia?
Do przeprowadzania kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców są upoważnione dwie instytucje:
- Straż Graniczna – na podstawie ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej;
- Państwowa Inspekcja Pracy – na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025r.
W jaki sposób Straż Graniczna przeprowadza kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemców?
Straż Graniczna, zgodnie z ustawą, jest uprawniona do kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności pracy cudzoziemców, prowadzonej przez nich działalności gospodarczej oraz powierzania pracy przez pracodawcę.
Kontrolę może przeprowadzić jedynie osoba posiadająca stosowne upoważnienie wydane przez komendanta właściwej placówki SG.
Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia?
Kontrola może być przeprowadzona w dwóch trybach:
- Na podstawie zawiadomienia – funkcjonariusze informują pracodawcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Po doręczeniu zawiadomienia, kontrola może się rozpocząć nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż w ciągu 30 dni. Po tym terminie zawiadomienie wygasa i konieczne jest jego ponowne doręczenie.
- Na tzw. legitymację – funkcjonariusze przeprowadzają niezapowiedzianą kontrolę w celu ujawnienia nieprawidłowości „na gorącym uczynku”. Działania te mają zaskoczyć pracodawcę, by uniemożliwić ukrycie lub zatarcie naruszeń.
Niezależnie od trybu, funkcjonariusze przedstawiają kontrolowanemu stosowne upoważnienie.
Kontrola może odbywać się w siedzibie firmy, innych miejscach prowadzenia działalności oraz tam, gdzie przechowywane są dokumenty dotyczące zatrudniania cudzoziemców.
Straż Graniczna weryfikuje m.in.:
- dokumenty legalizujące pracę (zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi),
- dokument podróży (paszport),
- dokumenty pobytowe (wizy, karty pobytu),
- umowy o pracę lub cywilnoprawne,
- ewidencję czasu pracy lub zlecenia,
- rachunki za wykonanie zlecenia lub listy płac,
- zgłoszenia do ZUS.
Sprawdzana jest zarówno legalność powierzania pracy, jak i jej wykonywania. Funkcjonariusze mogą również kontrolować legalność działalności prowadzonej przez cudzoziemców.
Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół, w którym szczegółowo są opisane dokonane naruszenia. Jeśli nie stwierdzono naruszeń – sporządza się notatkę służbową.
Jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) przeprowadza kontrolę legalności zatrudnienia?
Państwowa Inspekcja Pracy ma obowiązek sprawowania kontroli w zakresie legalności zatrudnienia.
W szczególności:
- Sprawdza legalność powierzania pracy cudzoziemcowi (na podstawie oświadczenia);
- Weryfikuje zgodność umowy z przepisami prawa pracy lub cywilnego;
- Kontroluje zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych;
- Sprawdza opłacanie składek na Fundusz Pracy;
- Weryfikuje przestrzeganie minimalnych standardów zatrudnienia wobec cudzoziemców delegowanych do Polski.
Pracodawca musi udostępnić, m.in:
- dokument podróży (paszport) cudzoziemca,
- zezwolenie na pracę lub oświadczenie,
- umowę o pracę/cywilnoprawną oraz inne wymagane dokumenty.
Jak długo może trwać kontrola legalności zatrudnienia?
Zgodnie z prawem przedsiębiorców kontrola może trwać:
- dla mikroprzedsiębiorstw (mniej niż 10 pracowników) – do 12 dni roboczych,
- dla małych przedsiębiorstw (do 50 pracowników) – do 18 dni,
- dla średnich przedsiębiorstw (mniej niż 250 pracowników) – do 24 dni,
- dla pozostałych przedsiębiorstw – do 48 dni roboczych.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że choć przepisy ustawy – Prawo przedsiębiorców szczegółowo określają maksymalną liczbę dni roboczych, które funkcjonariusze lub inspektorzy mogą poświęcić na kontrolę w przedsiębiorstwie, to faktyczny czas jej trwania może być znacznie dłuższy. Zależy on przede wszystkim od liczby zatrudnionych cudzoziemców oraz zakresu niezbędnej weryfikacji.
W praktyce może się zdarzyć, że w protokole zostanie wskazane, iż kontrola trwała np. 7 dni roboczych, podczas gdy w rzeczywistości cały proces kontrolny rozciągnął się na okres dwóch miesięcy. Wynika to z faktu, że za dzień kontroli uznaje się jedynie ten, w którym doszło do bezpośredniego kontaktu z kontrolowanym podmiotem. Natomiast szczegółowa analiza dokumentacji prowadzona przez funkcjonariuszy w siedzibie Straży Granicznej lub Państwowej Inspekcji Pracy odbywa się bez udziału pracodawcy i nie jest wliczana do limitu dni kontroli.
Jakie prawa ma podmiot kontrolowany?
Podmiot ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu w terminie 7 dni od jego otrzymania. Organ kontrolny musi się do nich odnieść. W razie zasadności – uchyla zarzuty, a w przeciwnym razie – je utrzymuje.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku
Co dzieje się w przypadku ujawnienia nielegalnego zatrudniania cudzoziemców?
Jeżeli Państwowa Inspekcja Pracy lub Straż Graniczna stwierdzą, że pracodawca nielegalnie powierzył pracę cudzoziemcowi, grozi mu kara grzywny w wysokości od 3 000 zł do nawet 50 000 zł. Co istotne, od 1 czerwca 2025 roku grzywna ta wymierzana jest w kwocie nie niższej niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca, wobec którego stwierdzono nieprawidłowości.
Cudzoziemiec, który wykonuje pracę nielegalnie, również może zostać ukarany – między innymi grzywną nie niższą niż 1 000 zł, a w niektórych przypadkach także decyzją o zobowiązaniu do powrotu do kraju pochodzenia.
Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
Jaka jest kara za nielegalne zatrudnienie obcokrajowca?
Wymiar kary zależy od charakteru wykroczenia popełnionego przez pracodawcę. Zazwyczaj wymierza się karę grzywny w wysokości od 3000 zł do 50 000 zł. Warto podkreślić, że od 1 czerwca 2025 roku minimalna wysokość grzywny za powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi w sposób nielegalny została ustalona na 3000 zł za każdego cudzoziemca, wobec którego wykryto nieprawidłowości.
Jak sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca?
Aby sprawdzić legalność pobytu na terytorium Polski cudzoziemca, należy zweryfikować ważność jego paszportu oraz dokumentów pobytowych. Legalny pobyt w Polsce potwierdza ważna wiza, ważna karta pobytu (wraz z decyzją) lub, jeśli cudzoziemiec jest do tego uprawniony, ruch bezwizowy (tzw. biometryczny).
Jaki dokument potwierdza legalność pobytu cudzoziemca w Polsce?
Legalność pobytu cudzoziemca w Polsce potwierdzają takie dokumenty jak: ważna wiza, ważna karta pobytu (wraz z decyzją) lub ruch bezwizowy (tzw. biometryczny, jeśli cudzoziemiec jest do niego uprawniony). Dodatkowo, obywatele Ukrainy mogą obecnie przebywać legalnie na podstawie statusu UKR, zapewnionego przez ustawę o pomocy obywatelom Ukrainy.
Jakie dokumenty sprawdza straż graniczna?
Podczas weryfikacji legalności pobytu, funkcjonariusze Straży Granicznej sprawdzają ważność paszportu oraz dokumentu pobytowego (wizy, karty pobytu lub ruchu bezwizowego). Jeśli zachodzi potrzeba weryfikacji legalności wykonywania lub powierzania pracy, funkcjonariusze dodatkowo sprawdzą dokumenty związane z pracą – zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemca.
Na czym polega kontrola graniczna?
Kontrola graniczna odbywa się podczas przekraczania granicy i ma na celu zweryfikowanie, czy cudzoziemiec spełnia warunki legalnego wjazdu i pobytu. Funkcjonariusz Straży Granicznej sprawdzi wówczas paszport oraz dokument pobytowy cudzoziemca. Dodatkowo, zweryfikuje cel przyjazdu i może zażądać dokumentów potwierdzających jego realizację. Jeśli cudzoziemiec zadeklaruje, że przyjeżdża do Polski w celu wykonywania pracy, musi przedstawić dokumenty związane z pracą – takie jak zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy.
Jakie są skutki braku powiadomienia o zatrudnieniu cudzoziemca?
Jeśli termin na złożenie powiadomienia upłynął, pracodawca nie może już zalegalizować zatrudnienia, wysyłając je po siedmiu dniach. W takiej sytuacji, za nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca odpowiada wyłącznie pracodawca – cudzoziemiec nie podlega karze grzywny. Pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 3000 zł do 50 000 zł.
Kto odpowiada za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca odpowiada podmiot, który powierza mu pracę. Kara grzywny nakładana jest na osobę formalnie uprawnioną do reprezentowania firmy.
Kiedy kończy się legalność pobytu cudzoziemca?
Legalność pobytu cudzoziemca ustaje wraz z upływem ważności jego dokumentu pobytowego. Dzieje się tak, gdy wygaśnie ważność wizy lub karty pobytu, a także wtedy, gdy cudzoziemiec wykorzysta dozwolony okres pobytu w ramach ruchu bezwizowego (90 dni w każdym okresie 180 dni).
Kiedy można deportować cudzoziemca?
Cudzoziemiec zostanie zobowiązany do powrotu (co jest formalnym określeniem potocznej deportacji), jeśli będzie przebywać w Polsce nielegalnie. Może się to zdarzyć, gdy jego dokument pobytowy straci ważność lub gdy będzie wykonywać pracę niezgodnie z przepisami, na przykład nie posiadając odpowiedniego zezwolenia na pracę czy oświadczenia o powierzeniu pracy.
Jakie dane widzi straż graniczna?
Funkcjonariusze Straży Granicznej posiadają dostęp do rozbudowanych systemów teleinformatycznych, umożliwiających im kompleksową weryfikację. Dzięki temu mogą sprawdzać wjazdy i wyjazdy cudzoziemców, analizować dokumenty uprawniające do wykonywania pracy, a także potwierdzać ważność wiz oraz kart pobytu.
Trener
Były funkcjonariusz Straży Granicznej z niemal 10-letnim doświadczeniem, które zdobywał zarówno w kraju, jak i za granicą, współpracując m.in. z Agencją Frontex. Specjalizuje się w prawie migracyjnym, postępowaniach administracyjnych oraz reprezentacji klientów przed organami administracyjnymi. Posiada bogate doświadczenie w zarządzaniu, zdobyte m.in. w Komendzie Głównej Straży Granicznej w Warszawie. Świadczy wysokiej jakości doradztwo dla przedsiębiorców, prawników oraz instytucji administracji państwowej w zakresie pobytu i zatrudnienia cudzoziemców. Przeprowadził dziesiątki kontroli legalności zatrudnienia i zapewnia wsparcie merytoryczne podczas postępowań sądowych.
