Obowiązkowy KSeF – od kiedy, kogo dotyczy i jak się przygotować?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma teleinformatyczna, za pomocą której firmy wystawiają, wysyłają, odbierają oraz archiwizują faktury elektroniczne (tzw. faktury ustrukturyzowane). Zamiast tradycyjnego drukowania faktury lub wysyłania jej e-mailem, przedsiębiorca wystawia dokument w systemie KSeF. System automatycznie udostępnia fakturę odbiorcy (jeśli jest on podatnikiem w Polsce) oraz administracji skarbowej. Dzięki temu wprowadzony zostaje ujednolicony standard faktury, co upraszcza obieg dokumentów, ogranicza nadużycia podatkowe i zmniejsza koszty obsługi faktur. Docelowo KSeF ma przynieść firmom także korzyści w postaci szybszego obiegu dokumentów i automatyzacji księgowania.

Spis treści:

• Dlaczego KSeF staje się obowiązkowy?
• KSeF – Historia zmian i aktualny stan prawny
• KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?
• Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
• Ułatwienia i okres przejściowy przy wdrażaniu KSeF
• KSeF – od kiedy obowiązkowy – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Dlaczego KSeF staje się obowiązkowy?

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF to element cyfryzacji systemu podatkowego. Polska, za zgodą UE, zmierza do tego, aby wszystkie faktury sprzedaży i zakupu między firmami były raportowane w czasie rzeczywistym do organów skarbowych. Ułatwi to kontrolę rozliczeń VAT oraz ma uprościć przedsiębiorcom raportowanie (np. w przyszłości może zastąpić pliki JPK_FA i część JPK_VAT). Już od 2022 r. korzystanie z KSeF było możliwe na zasadach dobrowolności – firmy mogły wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane i liczyć na pewne ułatwienia (np. krótszy termin zwrotu VAT). Jednak dopiero wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF dla wszystkich podatników zapewni pełne wykorzystanie potencjału systemu. Rząd argumentuje, że powszechne e-fakturowanie uszczelni system VAT oraz odciąży firmy od części obowiązków (np. przechowywania kopii faktur papierowych). Sam system KSeF zapewnia też dodatkowe funkcje, jak natychmiastowa weryfikacja poprawności danych i nadanie unikalnego numeru identyfikacyjnego każdej fakturze.

Warto podkreślić, że faktura ustrukturyzowana w KSeF ma formę pliku XML zgodnego z urzędowym wzorem (schemą FA(1), a od 2025 r. FA(3)). Faktura taka uznawana jest za równoważną fakturze tradycyjnej. Gdy faktura zostanie przesłana do KSeF i zaakceptowana, system nadaje jej unikalny numer KSeF oraz udostępnia ją odbiorcy. Docelowo oznacza to koniec z wysyłaniem faktur w PDF czy drukowaniem – wszystkie faktury między firmami będą krążyć elektronicznie przez KSeF. Ma to przynieść oszczędność czasu i kosztów (brak papieru, automatyzacja księgowania), a jednocześnie zapewnić większą pewność obrotu (faktura w KSeF nie „zgubi się” i jest od razu dostępna dla obu stron transakcji oraz fiskusa).

KSeF – Historia zmian i aktualny stan prawny

Pierwotnie plan zakładał szybkie wdrożenie obowiązkowego KSeF już w latach 2024–2025. Ustawa z 16 czerwca 2023 r. wprowadziła obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lipca 2024 r. dla podatników czynnych VAT, a od 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych z VAT (np. drobnych przedsiębiorców). Polska uzyskała odpowiednią decyzję derogacyjną UE, aby móc wprowadzić ten obowiązek. Jednak na początku 2024 r. okazało się, że system KSeF w swojej ówczesnej formie nie był w pełni gotowy na obsłużenie tak dużej liczby faktur w krótkim czasie. Audyt informatyczny wskazał, że potrzebne jest m.in. fazowanie wdrożenia KSeF (stopniowe włączanie grup podatników), aby uniknąć przeciążenia systemu. Dodatkowo przedsiębiorcy zgłosili w konsultacjach szereg postulatów uproszczeń, np. wprowadzenie trybu offline czy rozwiązań dla faktur konsumenckich.

W związku z powyższym podjęto decyzję o odroczeniu terminu obowiązkowego KSeF. Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 852) przesunęła datę wejścia w życie obowiązku e-fakturowania na 1 lutego 2026 r.. Ustawę tę podpisał Prezydent 5 czerwca 2024 r., co oznaczało, że do początku 2026 r. zasady wystawiania faktur pozostały bez zmian. Jednocześnie zapowiedziano, że kolejne zmiany – w tym etapowe wdrażanie KSeF oraz uproszczenia dla podatników – zostaną wprowadzone w oddzielnej nowelizacji. Ministerstwo Finansów postanowiło rozdzielić proces legislacyjny na dwie fazy: najpierw samo odroczenie terminu (co stało się prawem w maju 2024 r.), a w drugiej kolejności doprecyzowanie zasad obowiązkowego KSeF i wprowadzenie ułatwień.

Kolejny kluczowy etap nastąpił w połowie 2025 roku. 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, ustanawiający szczegółowy harmonogram wdrożenia KSeF. Projekt ten potwierdził postulaty zgłaszane przez biznes podczas konsultacji i zaproponował szereg udogodnień we wdrażaniu nowego systemu. W następnym kroku projekt trafił do Sejmu – zakończenie procesu legislacyjnego planowano na lipiec 2025 r.. Stan prawny na dzień 08.07.2025 r. był zatem następujący: obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF wejdzie w życie od 2026 roku, etapowo, zgodnie z harmonogramem przyjętym przez rząd (oczekującym na ostateczne uchwalenie). Poniżej przedstawiamy szczegóły od kiedy i kogo dokładnie dotyczyć będzie obowiązek KSeF oraz jakie zmiany wprowadza nowa ustawa.

KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?

Zgodnie z projektem ustawy przyjętym przez rząd, obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapowo – w dwóch głównych terminach, z dodatkowym wydłużeniem dla najmniejszych firm:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników, czyli przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto za 2024 rok przekroczy 200 mln zł. W praktyce dotyczy to największych firm (głównie korporacje i duże podmioty, zwykle zatrudniające powyżej 250 osób). Ta grupa będzie zobowiązana jako pierwsza do wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF.
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Oznacza to, że od kwietnia 2026 obowiązek obejmie wszystkie firmy i przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terenie Polski, którzy wystawiają faktury (niezależnie od tego, czy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, czy korzystają ze zwolnienia podmiotowego/przedmiotowego). Dla przytłaczającej większości przedsiębiorstw właśnie ta data – 1.04.2026 – będzie początkiem obligatoryjnego KSeF.
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm, u których miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 tys. zł. Mikroprzedsiębiorcy spełniający ten warunek otrzymają dodatkowe 9 miesięcy na wdrożenie e-fakturowania. Innymi słowy, jeśli firma ma bardzo małe obroty (np. jednoosobowa działalność wystawiająca sporadycznie faktury na niskie kwoty), obowiązek KSeF zostanie przesunięty do początku 2027 roku. Warto dodać, że nawet najmniejsze biznesy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF wcześniej, ale prawnie będą musiały to zrobić dopiero od 2027.

Powyższy harmonogram oznacza, że już od lutego 2026 r. pierwsza grupa firm zacznie obligatoryjnie e-fakturować, a od II kwartału 2026 r. prawie wszyscy przedsiębiorcy będą wystawiać faktury wyłącznie elektronicznie przez KSeF. Etapowanie ma na celu rozłożenie w czasie procesu wdrożenia – najwięksi podatnicy (generujący ogromną liczbę faktur) wejdą pierwsi, a mniejsi później. Dodatkowy czas dla mikrofirm ma zaś uwzględnić, że dla nich wdrożenie może być największym wyzwaniem organizacyjnym i technicznym.

Należy podkreślić, że obowiązek od powyższych dat dotyczy wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Oznacza to, że faktury wystawione po danej dacie granicznej w innej formie (np. papierowej lub PDF poza systemem) nie będą uznawane za wystawione w świetle przepisów – z wszelkimi tego konsekwencjami dla rozliczeń podatkowych (o czym szerzej w dalszej części). Innymi słowy, od wejścia w życie obowiązku, aby faktura była ważna, będzie musiała przejść przez system KSeF i otrzymać numer identyfikacyjny.

Kogo dotyczy obowiązek KSeF?

Obowiązkowym e-fakturowaniem w systemie KSeF objęci zostaną wszyscy podatnicy posiadający siedzibę działalności w Polsce i polski numer NIP, którzy wystawiają faktury. W praktyce chodzi o wszystkie podmioty gospodarcze (firmy, osoby fizyczne prowadzące działalność, spółki, instytucje), które zgodnie z ustawą o VAT mają obowiązek dokumentować swoje transakcje fakturami. Ustawodawca nie czyni tu rozróżnienia na branże czy formy prawne – liczy się status podatnika. Jeśli dana jednostka jest podatnikiem VAT czynnym lub korzysta ze zwolnienia z VAT, a dokonuje transakcji wymagających wystawienia faktury, będzie musiała docelowo używać KSeF do wystawiania tych faktur.

Zasady etapowego wdrożenia opisane wyżej powodują, że moment, od którego dany podatnik musi zacząć korzystać z KSeF, zależy od wielkości obrotu i statusu VAT jego firmy. Duże przedsiębiorstwa (obrót > 200 mln zł za 2024) wejdą do systemu najwcześniej – od lutego 2026. Wszyscy pozostali przedsiębiorcy – a więc małe i średnie firmy, mikroprzedsiębiorcy, jednoosobowe działalności gospodarcze, a także firmy zwolnione z VAT – zostaną objęci obowiązkiem od kwietnia 2026. Wyjątkiem w terminie są wspomniane mikrofirmy o sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie, dla których obowiązek nastanie od 2027. Warto zauważyć, że podatnicy zwolnieni z VAT (np. drobne firmy korzystające ze zwolnienia ze względu na limit obrotów do 200 tys. zł rocznie) również zostaną objęci obowiązkiem KSeF – tylko nieco później niż VAT czynni (w większości przypadków od 1.04.2026). Ustawodawca potraktował ich na równi z resztą “pozostałych przedsiębiorców”. Oznacza to, że nawet jeśli firma nie rozlicza VAT, ale wystawia faktury (np. na żądanie klienta lub przy sprzedaży zwolnionej z VAT), będzie musiała od 2026 r. wystawiać je w KSeF.

Transakcje między firmami (B2B) oraz dla instytucji publicznych (B2G) będą podlegać obligatoryjnemu e-fakturowaniu. Natomiast faktury wystawiane osobom prywatnym (konsumentom) nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. To ważne rozróżnienie – jeśli firma sprzedaje towar/usługę osobie fizycznej nieprowadzącej działalności, nadal może (a nawet musi, w przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie) wydać paragon fiskalny, a fakturę konsumencką wystawić tylko na żądanie. Gdy konsument zażąda faktury, przedsiębiorca nie ma prawnego obowiązku wprowadzać jej do KSeF – może ją wystawić tradycyjnie (papierowo lub elektronicznie poza KSeF). Ustawodawca wyłączył faktury dla prywatnych odbiorców z systemu, aby uniknąć komplikacji (konsumenci nie mają dostępu do KSeF, brak NIP-u utrudnia identyfikację nabywcy w systemie). Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF będzie jednak dopuszczalne dobrowolnie – jeśli firma uzna to za wygodne, może także taką fakturę skierować do KSeF (rozwiązano tym samym problem, czy sprzedawca ma obowiązek użyć KSeF, gdy nabywca nie poda NIP – otóż nie ma, ale może to zrobić dla porządku).

Warto też omówić kwestie transakcji z kontrahentami zagranicznymi. Polscy przedsiębiorcy posiadający polski NIP będą musieli wystawiać w KSeF również faktury na rzecz firm zagranicznych (z UE i z poza UE) – obowiązek dotyczy bowiem faktur wystawianych przez podmiot krajowy, niezależnie od siedziby nabywcy. A zatem np. eksportując towary do kontrahenta w Niemczech, polski eksporter po 1.04.2026 wystawi fakturę poprzez KSeF tak samo, jak dla kontrahenta krajowego. Nabywcy zagraniczni nie mają jednak dostępu do KSeF, więc sprzedawca będzie musiał nadal przekazać takiemu kontrahentowi fakturę w tradycyjny sposób (np. e-mailem jako PDF) – KSeF w tym wypadku pełni rolę rejestru dla polskich organów podatkowych, ale nie platformy dostępowej dla firm zagranicznych. Z kolei faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców (np. gdy polska firma kupuje towar od firmy z Francji) nie podlegają rejestracji w KSeF – obowiązek korzystania z systemu dotyczy tylko podmiotów z polskim NIP. Taka faktura od zagranicznego kontrahenta będzie zatem nadal otrzymywana i przechowywana poza KSeF (np. w formie PDF lub papierowej) i polski nabywca zaksięguje ją tradycyjnie.

Podsumowując, obowiązkowy KSeF obejmie wszystkie faktury wystawiane przez polskich podatników na rzecz innych podmiotów gospodarczych. Wyłączone z obowiązku będą jedynie nieliczne przypadki przewidziane w przepisach, m.in.: faktury wystawiane konsumentom (B2C), specyficzne faktury VAT RR od rolników ryczałtowych (one także wyłączone są z obligatoryjnego KSeF – choć od 1.04.2026 będzie możliwość dobrowolnego wystawiania ich w systemie), a także paragony fiskalne z NIP (tzw. faktury uproszczone do 450 zł) – te do końca 2026 r. mogą być nadal używane, gdyż utrzymano możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących do 31.12.2026 r.. Docelowo jednak po tym okresie nawet sprzedaż udokumentowana dotąd fakturą z kasy fiskalnej będzie musiała zostać objęta KSeF (np. sklepy i punkty usługowe będą musiały wygenerować fakturę elektroniczną dla firmy zamiast wydruku z kasy).

Ułatwienia i okres przejściowy przy wdrażaniu KSeF

Projektowane przepisy przewidują szereg udogodnień i okres przejściowy dla podatników, aby ułatwić wdrożenie KSeF w firmach. Oto najważniejsze z nich:

• Brak sankcji w początkowym okresie: rok 2026 ma być traktowany jako czas „edukacji i testów” – do końca 2026 r. nie będą nakładane kary pieniężne za błędy lub uchybienia związane z wdrażaniem KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w pierwszym roku działania systemu przedsiębiorcy nie będą karani np. za sporadyczne wystawienie faktury poza KSeF czy pomyłki techniczne. Czas ten ma służyć oswojeniu się z nowym systemem bez obawy o sankcje. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. zacznie obowiązywać reżim sankcyjny (więcej o karach – w sekcji FAQ).
• Odroczenie niektórych obowiązków: do końca 2026 r. odroczono obowiązek umieszczania identyfikatora KSeF w tytułach przelewów bankowych przy płatnościach za faktury. Początkowo planowano, że przy regulowaniu faktury e-fakturowanej trzeba będzie w opisie przelewu podać numer identyfikacyjny faktury z KSeF, co ułatwiłoby fiskusowi kontrolę. Jednak w odpowiedzi na postulaty firm termin ten przesunięto – w 2026 r. nie będzie takiego wymogu. Ponadto, jak wspomniano wyżej, zezwolono do końca 2026 r. na korzystanie z dotychczasowych kas fiskalnych do wystawiania paragonów/faktur (aby drobny handel i usługi miały więcej czasu na przestawienie się).
• Wprowadzenie trybu awaryjnego „offline”: projekt ustawy na stałe zapewnia możliwość wystawiania faktur poza systemem KSeF w sytuacjach awaryjnych, np. przy braku dostępu do internetu lub awarii systemu. Taki dokument będzie mógł zostać wygenerowany np. w programie finansowo-księgowym i przekazany kontrahentowi od razu, a następnie – gdy tylko będzie to możliwe – przesłany do KSeF (tzw. tryb offline24 – fakturę trzeba będzie wgrać do systemu w ciągu 24 godzin). Dzięki temu firmy nie zostaną sparaliżowane w razie krótkotrwałych problemów technicznych. Oczywiście faktura offline będzie musiała spełniać wymagany format (strukturę) i zawierać odpowiedni kod identyfikujący, aby po wczytaniu do KSeF została prawidłowo rozpoznana. Niezachowanie wymogów trybu offline lub nieterminowe wgranie faktury do systemu będzie traktowane jako naruszenie – ale, jak wspomniano, do końca 2026 r. i tak nie będzie kar, co daje firmom margines bezpieczeństwa na naukę.
• Przechowywanie faktur przez administrację: jedną z korzyści KSeF będzie przejęcie przez organy skarbowe obowiązku archiwizacji faktur elektronicznych. Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane w centralnej bazie Ministerstwa Finansów przez co najmniej 10 lat, więc firmy nie będą musiały już samodzielnie przechowywać tych dokumentów w swojej dokumentacji księgowej. Aktualnie przedsiębiorcy muszą trzymać kopie faktur (papierowe lub elektroniczne) przez 5 lat dla celów podatkowych – po wdrożeniu KSeF ten ciężar w dużej mierze zniknie, bo dostęp do archiwum faktur zapewni państwowa platforma. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by firma zachowywała własne kopie (np. w systemie finansowym), ale ma to być wygoda, a nie obowiązek.
• Skrócenie terminu zwrotu VAT: we wdrażanej nowelizacji ustawy o VAT przewidziano także skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Jest to zachęta i udogodnienie dla przedsiębiorców – szybszy zwrot podatku ma poprawić płynność finansową firm. Termin 40-dniowy będzie obowiązywał pod warunkiem spełnienia określonych warunków (najpewniej korzystania z KSeF i terminowego rozliczania VAT). W praktyce od 2026 r. standardowy zwrot VAT dla rozliczeń objętych KSeF zostanie przyspieszony o 1/3, co jest znaczącą korzyścią szczególnie dla firm występujących często o zwroty (np. eksporterów).
• Inne ułatwienia: w toku konsultacji zgłaszano też potrzebę wprowadzenia dodatkowych funkcjonalności. Ministerstwo zapowiedziało m.in. możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych (np. skanów umów, specyfikacji) – co jest istotne dla branż, które zwykle przekazują takie załączniki z fakturą (np. energetyka, telekomy). Ponadto przewidziano uproszczenia dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo (czyli bardzo małych firm, którym trudno będzie od razu wdrożyć e-fakturowanie) – m.in. wspomniane wyłączenie mikrofirm do 2027 r., a także prawdopodobne zwolnienie z KSeF niektórych dokumentów o marginalnym znaczeniu. Resort finansów prowadzi też intensywne działania informacyjne: planowane są szkolenia, webinary i konsultacje dla przedsiębiorców, biur rachunkowych i księgowych, aby przygotować ich do nowego systemu. Już do końca czerwca 2025 r. opublikowano dokumentację techniczną API KSeF 2.0 i nową strukturę e-faktury FA(3). Od września 2025 r. mają ruszyć otwarte testy integracji z KSeF, a w listopadzie 2025 udostępniona zostanie testowa wersja aplikacji KSeF 2.0 oraz certyfikaty do integracji. Wszystko to ma dać firmom i dostawcom oprogramowania czas na dostosowanie narzędzi przed „godziną zero”.

 

KSeF – od kiedy obowiązkowy – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy obowiązek KSeF obejmie także małe firmy i tych zwolnionych z VAT?

Tak. Ustawodawca przewidział objęcie systemem wszystkich podatników, zarówno płacących VAT, jak i korzystających ze zwolnienia. Różnica jest tylko w dacie wdrożenia – większość małych firm wejdzie do KSeF od kwietnia 2026 r.. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF (jeśli wystawiasz faktury, np. jako nievatowiec dla klientów biznesowych, to również od 2026 r. będziesz to robić w systemie). Najmniejsze działalności (poniżej 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie) mają dodatkowy czas do 2027 r., ale docelowo i one zostaną objęte obowiązkiem.

Czy muszę wystawiać faktury dla osób prywatnych (konsumentów) w KSeF?

Nie, faktury konsumenckie (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie podlegają obligatoryjnemu KSeF. Jeśli sprzedajesz klientowi indywidualnemu i wystawiasz mu fakturę, nie masz obowiązku umieszczać jej w systemie – możesz wręczyć fakturę w formie papierowej albo wysłać PDF (tak jak dotychczas). Oczywiście przepisy nie zabraniają wystawienia takiej faktury również w KSeF (dobrowolnie). Może to być wręcz korzystne w niektórych przypadkach – system nada numer i przechowa dokument. Jednak podkreślamy: B2C jest wyłączone z obowiązku. W praktyce sprzedaż dla konsumentów nadal głównie dokumentuje się paragonami, a faktury wystawia na ich żądanie – te procesy na razie się nie zmienią, poza możliwością opcjonalnego skorzystania z KSeF.

Co z fakturami dla kontrahentów zagranicznych?

Jeśli polska firma sprzedaje towar/usługę kontrahentowi z zagranicy, to musi taką transakcję udokumentować fakturą w KSeF (o ile podlega obowiązkowi od 2026) – brak polskiego NIP u nabywcy nie zwalnia z tego, bo liczy się fakt, że to polski podatnik wystawia fakturę. Jednak zagraniczny odbiorca nie ma dostępu do KSeF, dlatego sprzedawca będzie musiał dodatkowo przekazać takiemu kontrahentowi fakturę innym kanałem (np. mailowo, przez platformę wymiany dokumentów, w formie papierowej – wedle ustaleń). Dla polskiego fiskusa liczy się, że faktura trafiła do KSeF. Z kolei faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców nie będą wprowadzane do KSeF – firmy z innych krajów nie są objęte tym systemem. Polskie przedsiębiorstwo otrzymujące fakturę np. od unijnego kontrahenta będzie ją nadal księgować na podstawie dokumentu otrzymanego tradycyjnie (poza KSeF). Podsumowując: sprzedaż na eksport – faktura do KSeF + kopia dla kontrahenta; zakupy z importu – brak wpisu do KSeF.

Co zrobić, gdy nie mam dostępu do internetu lub system KSeF nie działa?

Przepisy przewidują rozwiązanie na takie okoliczności – tzw. tryb offline. Polega to na tym, że możesz wystawić fakturę poza systemem, np. w swoim programie księgowym, nawet wydrukować, i przekazać kontrahentowi od razu, a do KSeF przesłać ją później, gdy tylko będziesz miał możliwość (najpóźniej w ciągu 24 godzin). Ważne, aby faktura wystawiona offline spełniała wymogi schemy (strukturę) i posiadała odpowiedni kod QR lub numer tymczasowy – tak by po wprowadzeniu do KSeF została uznana. System KSeF 2.0 będzie cały czas umożliwiał takie awaryjne przesyłanie faktur z opóźnieniem (offline24). Oczywiście należy to traktować jako wyjątek – standardowo faktury wystawiamy online. Jeśli jednak przydarzy Ci się awaria internetu, prądu czy samego KSeF, masz furtkę, by nie wstrzymywać sprzedaży. Trzeba tylko pamiętać, by po ustaniu awarii niezwłocznie dosłać faktury do KSeF. Niedotrzymanie terminu lub użycie niewłaściwego formatu offline może być traktowane jako naruszenie przepisów (po 2026 r. już sankcjonowane).

Czy po wprowadzeniu obowiązku nadal można wystawiać faktury w PDF lub papierowe?

Nie, nie w relacjach między firmami. Gdy KSeF stanie się obligatoryjny dla danego podatnika, faktura wystawiona poza KSeF będzie uznawana za niewystawioną. To oznacza, że jeśli np. w marcu 2026 r. (kiedy już masz obowiązek KSeF) wystawisz kontrahentowi fakturę tylko w PDF i nie prześlesz jej do KSeF, to z perspektywy prawa podatkowego takiej faktury w ogóle nie ma. Kontrahent nie będzie miał prawa odliczyć z niej VAT ani ująć w kosztach, a Ty będziesz narażony na sankcje. Wyjątki: jak już wspomniano, faktury dla konsumentów mogą pozostać poza KSeF (można je nadal dawać w PDF/papier) oraz sytuacje awaryjne (tryb offline, ale wtedy i tak finalnie faktura trafia do KSeF z opóźnieniem). Generalnie jednak po 2026 r. era faktur papierowych i e-mailowych między firmami dobiegnie końca – zastąpi je w pełni e-faktura w systemie. W okresie przejściowym 2026 można jeszcze wystawiać faktury z kas fiskalnych (np. w sklepie), ale po 2026 roku i to zostanie wyłączone. Warto więc przygotować siebie i klientów na zmianę – np. informując, że od 2026 będą Państwo otrzymywać faktury już nie mailem, a poprzez system KSeF (ew. z dodatkową kopią informacyjną).

Czy trzeba podawać numer KSeF na przelewie przy płatności za fakturę?

Na razie (do końca 2026 r.) nie ma takiego wymogu. W pierwotnej wersji przepisów planowano, że dokonując płatności za fakturę ustrukturyzowaną, płatnik wpisze w tytule przelewu jej identyfikator z KSeF. Ułatwiłoby to automatyczne dopasowanie płatności do faktury. Jednak na etapie nowelizacji odstąpiono od natychmiastowego wprowadzenia tego obowiązku – odroczono go do 2027 r. Zatem w 2026 r. nie musisz jeszcze nic dodatkowego wpisywać na przelewie (wystarczy np. tradycyjny numer faktury lub inny opis wedle ustaleń). Docelowo prawdopodobnie od 2027 r. obowiązek wpisywania numeru KSeF na przelewie wejdzie jednak w życie – warto mieć to na uwadze, bo wymusi to drobną zmianę w procedurach płatniczych (konieczność uzyskania od wystawcy numeru identyfikacyjnego faktury przed dokonaniem płatności, co jednak powinno być łatwe, bo numer nadaje się automatycznie przy wystawieniu w KSeF).

Czy muszę archiwizować faktury wystawione w KSeF we własnym zakresie?

Nie, nie będzie takiej potrzeby. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane na centralnej platformie KSeF przez administrację skarbową przez minimum 10 lat. To oznacza, że elektroniczna “kopia” każdej Twojej faktury jest bezpiecznie zachowana w systemie rządowym. Ustawa zwalnia podatników z obowiązku zapewniania we własnym zakresie archiwum dla tych faktur – w przeciwieństwie do faktur tradycyjnych, które musiałeś przechowywać (papierowo lub elektronicznie) przez 5 lat. Oczywiście dla własnej wygody możesz nadal przechowywać kopie faktur (np. w swoim programie finansowym czy eksportować okresowo faktury z KSeF do pliku), ale nie jest to wymóg prawny. W razie kontroli skarbowej organy i tak mają dostęp do Twoich faktur w KSeF, więc teoretycznie mogą nie żądać ich od Ciebie. To duże ułatwienie, szczególnie dla biur rachunkowych – mniej dokumentów do magazynowania i ryzyko zgubienia praktycznie znika.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF to nadchodząca rewolucja w sposobie dokumentowania sprzedaży i zakupów. Wejście w życie tego systemu – od 2026 roku dla większości firm – oznacza konieczność dostosowania się, ale jednocześnie niesie potencjał usprawnienia procesów biznesowych. Kluczem jest dobre przygotowanie się zawczasu, skorzystanie z okresu przejściowego na wdrożenie nowych rozwiązań i edukację. Warto już dziś potraktować KSeF jako inwestycję w przyszłość – krok w stronę pełnej cyfryzacji, która w dłuższej perspektywie przyniesie wszystkim stronom korzyści. Powinniśmy pamiętać, że choć zmiana bywa trudna, to docelowo uproszczenie i unowocześnienie procesu fakturowania może uczynić pracę księgowych i przedsiębiorców łatwiejszą, szybszą i bardziej efektywną.