Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem – rodzaje wypowiedzeń, powody, procedury

Zakończenie współpracy jest jednym z kluczowych momentów w stosunku pracy, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Niezależnie od tego, czy dochodzi do niego z inicjatywy jednej ze stron, czy też za obopólnym porozumieniem, każda forma zakończenia zatrudnienia musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Kodeks pracy precyzyjnie określa zarówno dopuszczalne formy rozwiązania umowy, jak i obowiązki formalne, jakie muszą zostać spełnione w trakcie tego procesu.

Celem niniejszego artykułu jest omówienie najważniejszych rodzajów rozwiązywania umów o pracę, w tym wypowiedzenia za porozumieniem stron, wypowiedzenia z zachowaniem okresu wypowiedzenia, rozwiązania dyscyplinarnego, wygaśnięcia stosunku pracy, zwolnień grupowych oraz rozwiązania umowy w związku z długotrwałą chorobą pracownika.

Spis treści:

• Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron zgodnie z Kodeksem Pracy
• Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem / Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia
• Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia
• Zwolnienie dyscyplinarne (wcześniej wspomniana forma rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia)
• Wygaśnięcie umowy o pracę
• Rozwiązanie umowy przy długotrwałej chorobie
• Zwolnienia grupowe
• Inne formy rozwiązania umowy - rozwiązanie umowy w okresie próbnym
• Rozwiązywania umowy o pracę na czas określony i nieokreślony - Najczęściej zadawane pytania

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron zgodnie z Kodeksem Pracy

Jak wskazuje Kodeks Pracy (art. 30 §1, pkt 1), rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron to najbardziej elastyczna i polubowna forma zakończenia stosunku pracy. Polega na wspólnym uzgodnieniu przez pracodawcę i pracownika warunków rozwiązania umowy, zarówno co do terminu zakończenia zatrudnienia, jak i ewentualnych innych ustaleń, np. dotyczących odprawy, urlopu czy zakresu obowiązków do końca pracy. Ten tryb nie wymaga wskazywania przyczyny zakończenia umowy, a sam proces może zostać zainicjowany przez każdą ze stron, tak samo pracownika, jak i pracodawcę.

Procedura rozwiązania umowy za porozumieniem stron

Procedura rozwiązania umowy za porozumieniem stron jest stosunkowo prosta. Jedna ze stron składa propozycję rozwiązania umowy na mocy porozumienia, a druga strona może tę propozycję przyjąć, odrzucić lub zaproponować inne warunki. Dla celów dowodowych zaleca się sporządzenie pisemnego porozumienia, w którym określona zostanie data zakończenia stosunku pracy oraz ewentualne dodatkowe ustalenia. Brak obowiązku zachowania okresu wypowiedzenia czyni tę formę szczególnie korzystną, gdy strony chcą zakończyć współpracę bezzwłocznie lub w dogodnym, wspólnie ustalonym terminie.

Powody wypowiedzenia umowy o pracę na mocy porozumienia stron

Powody rozwiązania umowy w tym trybie nie muszą być wskazywane, co czyni ten sposób neutralnym i często preferowanym w przypadku, gdy obie strony chcą uniknąć formalnego wypowiedzenia lub konfliktu. Porozumienie stron znajduje szerokie zastosowanie m.in. przy restrukturyzacji zatrudnienia, dobrowolnych odejściach pracowników, a także w sytuacjach, gdy zmiana pracy jest podyktowana względami osobistymi lub zawodowymi.

Warto jednak pamiętać, że po podpisaniu porozumienia strony nie mają już możliwości jednostronnego wycofania się z uzgodnień – rozwiązanie umowy staje się skuteczne na warunkach, które zostały wspólnie zaakceptowane.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem / Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia

Jest jedną z najczęściej stosowanych form zakończenia stosunku pracy. Może być dokonane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, przy czym każda ze stron musi przestrzegać obowiązujących przepisów prawa pracy, w szczególności dotyczących okresu wypowiedzenia oraz formy złożenia oświadczenia. Wypowiedzenie musi być złożone na piśmie, a w przypadku pracodawcy, dodatkowo zawierać uzasadnienie, jeśli dotyczy umowy na czas określony i nieokreślony, oraz pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie do odwołania się do sądu pracy.

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy o pracę za wypowiedzeniem?

Okres wypowiedzenia zależy od łącznego stażu pracy pracownika zatrudnienia u danego pracodawcy. W przypadku umowy na czas nieokreślony lub określony, okres wypowiedzenia wynosi odpowiednio:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 3 lata.

Dla umów na okres próbny obowiązują odrębne terminy (3 dni, 1 tydzień lub 2 tygodnie, w zależności od długości okresu próbnego).

Powody wypowiedzenia zależą od strony składającej oświadczenie. Pracownik nie musi uzasadniać swojej decyzji. Natomiast pracodawca, wypowiadając umowę na czas nieokreślony jak i określony, zobowiązany jest do wskazania rzeczywistej i konkretnej przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie. Może to być m.in. likwidacja stanowiska, zmiany organizacyjne, nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych czy brak wymaganych kwalifikacji.

Procedura wypowiedzenia wymaga zachowania pisemnej formy oraz doręczenia oświadczenia drugiej stronie. Pracodawca powinien również w przypadku umów na czas nieokreślony skonsultować zamiar wypowiedzenia ze związkami zawodowymi, jeśli pracownik jest objęty ich ochroną. W trakcie okresu wypowiedzenia pracownik ma prawo do zwolnienia na poszukiwanie pracy, a także do wykorzystania urlopu wypoczynkowego, o ile pracodawca tak zdecyduje.

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem jest jednostronną czynnością prawną co za tym idzie nie wymaga zgody drugiej strony i staje się skuteczne z chwilą doręczenia wypowiedzenia.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w stażu pracy - zaliczenie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy – nowe przepisy i ich wpływ na uprawnienia pracownicze

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Może zostać dokonane zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika, jednak każdorazowo wymaga zaistnienia ważnych przyczyn uzasadniających natychmiastowe zakończenie zatrudnienia. W odróżnieniu od tradycyjnego wypowiedzenia, ten tryb nie przewiduje okresu wypowiedzenia, stosunek pracy kończy się ze skutkiem natychmiastowym, z dniem doręczenia oświadczenia.

Kodeks Pracy art.52-53 wskazuje na to, że pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w dwóch głównych przypadkach:

- Z winy pracownika – tzw. zwolnienie dyscyplinarne (np. ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, popełnienie przestępstwa, zawiniona utrata uprawnień).

- Z przyczyn niezawinionych przez pracownika – np. długotrwała niezdolność do pracy z powodu choroby, trwająca:

• ponad 3 miesiące, jeśli zatrudnienie trwało krócej niż 6 miesięcy
• dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące, gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową

Czy pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia?

Pracownik również ma prawo rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli:

• pracodawca rażąco narusza podstawowe obowiązki wobec pracownika (np. nie wypłaca wynagrodzenia),
• lekarz orzecze, że wykonywana praca zagraża zdrowiu pracownika, a pracodawca nie zapewni mu innego odpowiedniego stanowiska.

Procedura rozwiązania umowy bez wypowiedzenia wymaga zachowania formy pisemnej oraz wskazania konkretnej i rzeczywistej przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Pracownikowi przysługuje prawo do odwołania się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia otrzymania oświadczenia.

Ze względu na poważne konsekwencje prawne, tryb ten powinien być stosowany przez obie strony wyłącznie w sytuacjach skrajnych i odpowiednio udokumentowanych. Nieuzasadnione rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia może skutkować roszczeniami odszkodowawczymi lub przywróceniem do pracy.

Zwolnienie dyscyplinarne (wcześniej wspomniana forma rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia)

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, tzw. dyscyplinarka, następuje z winy pracownika. Pracodawca może wręczyć zwolnienie dyscyplinarne w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa lub utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy. Procedura: pracodawca musi wręczyć pisemne oświadczenie wskazujące powód rozwiązania umowy. Zwolnienie obowiązuje natychmiast, bez okresu wypowiedzenia.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy

Wygaśnięcie umowy o pracę

Wygaśnięcie umowy o pracę to szczególny sposób zakończenia stosunku pracy, który następuje z mocy prawa, bez konieczności składania oświadczenia woli przez pracodawcę lub pracownika. W przeciwieństwie do wypowiedzenia czy rozwiązania umowy za porozumieniem stron, wygaśnięcie umowy następuje automatycznie, w określonych przepisami okolicznościach, po których spełnieniu stosunek pracy ustaje.

Do najczęstszych przypadków wygaśnięcia umowy o pracę należą:

• śmierć pracownika, stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika, a jego prawa majątkowe związane ze stosunkiem pracy (np. niewypłacone wynagrodzenie) przechodzą na członków rodziny
• śmierć pracodawcy, w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, jeśli nie ma następcy prawnego, umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracodawcy
• upływ okresu trzymiesięcznej nieobecności pracownika spowodowanej tymczasowym aresztowaniem, jeżeli nieobecność przekroczy 3 miesiące, stosunek pracy wygasa z mocy prawa
• wygaśnięcie zezwoleń lub uprawnień koniecznych do wykonywania zawodu – jeśli pracownik traci kwalifikacje lub uprawnienia wymagane do wykonywania pracy, a nie są one możliwe do odzyskania, może to skutkować wygaśnięciem umowy.

Procedura wygaśnięcia umowy nie wymaga składania pisemnego wypowiedzenia, jednak pracodawca ma obowiązek sporządzić dokumentację potwierdzającą zakończenie stosunku pracy, np. wystawić świadectwo pracy. W praktyce warto poinformować pracownika (lub jego rodzinę) o przyczynach wygaśnięcia stosunku pracy i dopełnić wszelkich formalności związanych z rozliczeniem wynagrodzenia oraz przekazaniem dokumentów.

Ponieważ wygaśnięcie stosunku pracy następuje z mocy prawa, nie obowiązują tu okresy wypowiedzenia, a rozwiązanie jest natychmiastowe, z dniem zaistnienia przesłanki powodującej wygaśnięcie.

Rozwiązanie umowy przy długotrwałej chorobie

Jak wspominaliśmy wyżej, długotrwała niezdolność pracownika do pracy spowodowana chorobą może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, jednak tylko pod warunkiem spełnienia określonych w Kodeksie pracy przesłanek. Przepis art. 53 Kodeksu pracy reguluje sytuacje, w których pracodawca ma prawo zakończyć stosunek pracy z pracownikiem, który przez dłuższy czas jest nieobecny z powodu choroby, przy jednoczesnym braku możliwości dalszego zatrudnienia.

Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeśli niezdolność do pracy trwa:

• dłużej niż 3 miesiące – w przypadku pracownika zatrudnionego krócej niż 6 miesięcy,
• po upływie okresu zasiłkowego (182 dni lub 270 dni przy gruźlicy) oraz ewentualnego świadczenia rehabilitacyjnego przyznanego na maksymalnie 3 miesiące, w przypadku pracownika zatrudnionego co najmniej 6 miesięcy lub gdy niezdolność do pracy powstała w wyniku wypadku przy pracy albo choroby zawodowej.

Procedura rozwiązania umowy z tego powodu nie wymaga zachowania okresu wypowiedzenia, ale wymaga dochowania formy pisemnej oraz wskazania przyczyny. Co istotne, zanim pracodawca zdecyduje się na zakończenie stosunku pracy, powinien rozważyć możliwość przeniesienia pracownika na inne stanowisko, o ile pozwala na to jego stan zdrowia. W praktyce jednak długotrwała nieobecność najczęściej wiąże się z brakiem możliwości wykonywania jakiejkolwiek pracy.

Wyjątkiem od możliwości rozwiązania umowy w trybie art. 53 jest sytuacja, w której w czasie trwania okresu ochronnego pracownik powróci do pracy, wówczas prawo do rozwiązania umowy wygasa.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Przygotuj się na zmiany w prawie pracy 2026

Zwolnienia grupowe

Zwolnienia grupowe to szczególny tryb rozwiązania umów o pracę z większą liczbą pracowników, wynikający z przyczyn niedotyczących samych pracowników, takich jak: likwidacja zakładu pracy, reorganizacja, spadek zamówień czy pogorszenie sytuacji finansowej pracodawcy. Kwestie te reguluje ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Zwolnienia grupowe mogą dotyczyć zarówno umów na czas określony, jak i nieokreślony, a także mogą być realizowane w trybie wypowiedzenia lub porozumienia stron.

Do zakwalifikowania zwolnienia jako grupowego musi dojść do rozwiązania umów o pracę z co najmniej:

• 10 pracownikami – przy zatrudnieniu poniżej 100 osób,
• 10% załogi – przy zatrudnieniu od 100 do 299 pracowników,
• 30 pracownikami – przy zatrudnieniu co najmniej 300 osób,

w okresie nieprzekraczającym 30 dni. Istotne jest, że do tej liczby wlicza się również osoby, z którymi rozwiązano umowę za porozumieniem stron – o ile nastąpiło to z inicjatywy pracodawcy.

Procedura przeprowadzenia zwolnień grupowych jest sformalizowana i obejmuje m.in.:

• konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników,
• przygotowanie informacji o przyczynach zwolnień, liczbie zatrudnionych i przewidywanych do zwolnienia pracowników, czasie, kryteriach doboru i kolejności zwolnień,
• zawarcie porozumienia ze stroną społeczną (jeśli jest reprezentacja związkowa),
• zgłoszenie zwolnień do powiatowego urzędu pracy,
• indywidualne wręczenie wypowiedzeń pracownikom.

Okresy wypowiedzenia przy zwolnieniach grupowych pozostają zgodne z Kodeksem pracy (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące – w zależności od stażu pracy), jednak mogą być skracane na mocy porozumienia lub za odszkodowaniem.

Pracownikom objętym zwolnieniami grupowymi przysługuje odprawa pieniężna, której wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy:

• 1-miesięczne wynagrodzenie – przy pracy krótszej niż 2 lata,
• 2-miesięczne – przy pracy od 2 do 8 lat,
• 3-miesięczne – przy pracy powyżej 8 lat.

Zwolnienia grupowe, choć często nieuniknione w trudnej sytuacji gospodarczej przedsiębiorstwa, powinny być prowadzone z należytą starannością i poszanowaniem praw pracowników, przy zachowaniu przejrzystości i równego traktowania.

Inne formy rozwiązania umowy - rozwiązanie umowy w okresie próbnym

Warto wspomnieć także o rozwiązaniu umowy w okresie próbnym. Okres wypowiedzenia w tym przypadku jest krótszy: 3 dni robocze (jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni), 1 tydzień (gdy trwa dłużej niż 2 tygodnie), 2 tygodnie (gdy wynosi 3 miesiące). Jest to elastyczna forma umożliwiająca szybkie zakończenie współpracy na etapie próbnym.

Podsumowanie

Rozwiązanie umowy o pracę może przybrać różne formy, od polubownego porozumienia stron, przez klasyczne wypowiedzenie, aż po zwolnienia grupowe czy dyscyplinarne. Każdy tryb wymaga zachowania określonych procedur i formalności, a także znajomości okresów wypowiedzenia. Dla pracodawców kluczowe jest działanie zgodnie z prawem, aby uniknąć sporów sądowych i odszkodowań, natomiast dla pracowników znajomość swoich praw i obowiązków.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Specjalista ds. kadr 

Rozwiązywania umowy o pracę na czas określony i nieokreślony - Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca może zwolnić pracownika bez podania przyczyny?

Nie, pracodawca zawsze musi podać przyczynę rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i określony. Brak wskazania przyczyny skutkuje możliwością odwołania się pracownika do sądu pracy.

Wyjątkiem jest umowa na okres próbny. Przepisy prawa pracy nie przewidują obowiązku uzasadniania wypowiedzenia umowy zawartej na okres próbny (oczywiście, jeśli nie istnieją ku temu przesłanki). Taka przyczyna musi być podana przy wypowiadaniu umów na czas określony i nieokreślony.

Kiedy nie można zwolnić pracownika?

Nie można zwolnić m.in. pracownika w czasie urlopu (wyjątkiem zwolnienia grupowe), w trakcie zwolnienia lekarskiego, kobiety w ciąży, pracowników korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem, pracownika w okresie ochronnym przedemerytalnym. 

Jakie grupy pracowników są objęte szczególną ochroną przed rozwiązaniem umowy o pracę?

Do takich grup należą: kobiety w ciąży, pracownicy korzystający z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego, pracownicy w wieku przedemerytalnym oraz członkowie związków zawodowych.

Jakie są najczęstsze błędy pracodawców przy rozwiązywaniu umów o pracę?

Brak podania przyczyny wypowiedzenia, błędne określenie okresu wypowiedzenia, nieprzestrzeganie ochrony szczególnej, brak konsultacji ze związkami zawodowymi w przypadku zwolnień grupowych.

Jakie obowiązki formalne ma pracodawca w dniu rozwiązania umowy o pracę?

Pracodawca musi wydać świadectwo pracy, rozliczyć wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop.

 W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek wypłacić odprawę przy rozwiązaniu umowy?

Odprawa należy się w przypadku zwolnień grupowych lub indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób.

Czy pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia i jakie są tego konsekwencje?

Tak, może skrócić okres 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia na 1 miesiąc, zgodnie z art. 36(1) Kodeksu Pracy,tylko wtedy kiedy zajdą ku temu przesłanki: wypowiada umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika (np. likwidacja stanowiska, redukcja zatrudnienia), oraz wypłaci pracownikowi odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część skróconego okresu wypowiedzenia. Pracownikowi należy się odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Można też skrócić okres wypowiedzenia na mocy porozumienia stron, w takim przypadku nie ma prawa do odszkodowania, strony zgodnie ustalają termin.

Czy pracodawca może odwołać wręczone pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę?

Tak, ale tylko za zgodą pracownika. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody, wypowiedzenie pozostaje skuteczne. Zgodnie z art. 300 Kodeksu Pracy, w sprawach nieunormowanych tym aktem prawnym, stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego, oświadczenie woli można odwołać. Warunkiem jest dostarczenie odwołania zanim pracownik zapozna się z wypowiedzeniem umowy o pracę lub równolegle z tym zdarzeniem. Takie przypadki możemy mieć w momencie przesłania rozwiązania umowy pocztą lub np. powrotu pracownika z delegacji. Oczywiście, jeśli już pracownik/ pracodawca zapozna się z dokumentem możemy uzykać zgodę drugiej strony na wycofanie wypowiedzenia umowy o pracę, która  musi być wyrażona w formie pisemnej. W ten sposób pracownik/pracodawca potwierdza chęć dalszej współpracy z firmą.