Urlop z powodu ,,siły wyższej’’ – wniosek, zasady udzielania

Unijna dyrektywa work-life-balance  spowodowała konieczność wprowadzenia zmian w Kodeksie Pracy. Zmiany te weszły w życie 26 kwietnia 2023 roku i wprowadziły możliwość korzystania przez pracowników z urlopu z powodu tzw. ,,siły wyższej’’.

• Czym jest urlop z powodu działania ,,siły wyższej?
• Kto może z niego skorzystać, a kto jest pozbawiony takiego prawa?
• Czy za urlop z powodu działania siły wyższej pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie?

Te, oraz wiele innych kwestii dotyczących urlopu z powodu działania siły wyższej, poruszyliśmy w poniższym artykule.

Spis treści:

• Czym jest urlop z powodu działania siły wyższej?
• Kto może skorzystać z takiego urlopu?
• Czy urlop z powodu siły wyższej należy się nauczycielom?
• Wymiar urlopu z powodu działania siły wyższej
• Czy pracownik musi wskazać powód skorzystania z urlopu we wniosku?
• Jak wyliczyć wynagrodzenie za nowy urlop?
• Jakiej ochronie podlega pracownik w czasie urlopu?
• Odmowa urlopu z powodu siły wyższej – konsekwencje dla pracodawcy

Czym jest urlop z powodu działania siły wyższej?

Urlop z powodu działania siły wyższej to nowe uprawnienie pracownicze, które weszło w życie 26 kwietnia 2023 roku. Według najnowszych zmian wprowadzonych do Kodeksu Pracy pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu z powodu siły wyższej (2 dni lub 16 godzin), czyli urlopu z powodu nieprzewidzianych, losowych zdarzeń (w tym związanych z pilnymi sprawami rodzinnymi, sprawami spowodowanymi chorobą), których pracownik nie był w stanie przewidzieć, a które spowodowały brak możliwości dotarcia do miejsca pracy i konieczność uczestniczenia w danym zdarzeniu. Nowelizacja Kodeksu Pracy zakłada, że urlop z powodu działania siły wyższej musi mieć charakter nadzwyczajny.

Uwaga! Pomimo występujących podobieństw do urlopu na żądanie, urlop spowodowany siłą wyższą jest odrębnym urlopem i jest on dodatkowym przywilejem pracownika.

Kto może skorzystać z urlopu z powodu działania siły wyższej według kodeksu pracy?

Według zmian, które wprowadziła nowelizacja kodeksu pracy z 26 kwietnia, pracodawca ma obowiązek udzielić zwolnienia z powodu działania tzw. ,,siły wyższej'' każdemu pracownikowi, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Co ważne, w tej sytuacji nie ma znaczenia, w jakim wymiarze czasu pracy zatrudniony jest pracownik. Dodatkowe dni wolne, spowodowane tzw. siłą wyższą przysługują także grupom zawodowym takim jak policjanci, strażacy, pracownicy Straży Granicznej i Służby Więziennej, żołnierze, czy pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej.

A co w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych?

Niestety urlop z powodu działania siły wyższej nie jest przewidziany dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Urlop z powodu działania siły wyższej – czy należy się nauczycielom?

Urlop z powodu działania siły wyższej został wprowadzony 26 kwietnia 2023 roku także do Karty Nauczyciela. Daje to możliwość skorzystania z przysługujących pracownikowi dni wolnych z powodu działania siły wyższej, jeżeli pełnią oni zawód nauczyciela.
Uwaga! W przypadku nauczycieli udzielenie urlopu w przypadku siły wyższej jest możliwe tylko w dniach. Nie jest możliwe udzielenie urlopu nauczycielowi w wymiarze godzinowym.

Pozostali pracownicy jednostek oświaty, zatrudnieni na podstawie Kodeksu Pracy, mogą skorzystać z przysługujących dni urlopu lub skorzystać z niego w wymiarze godzinowym.

Wymiar urlopu z powodu działania siły wyższej od kwietnia 2023

Pracodawcy zobowiązani są do udzielenia nowego urlopu z powodu siły wyższej pracownikom w wymiarze 2 dni lub 16 godzin. Należy pamiętać, że w przypadku nauczycieli nie ma możliwości udzielenia nowego urlopu w wymiarze godzinowym.

Dodatkowe dni urlopu

To, w jaki sposób pracownik wykorzysta przysługujący mu dodatkowy urlop (w wymiarze dni czy w wymiarze godzin), jest jego osobistą decyzją. W danym roku kalendarzowym pracownik decyduje o formie wykorzystania urlopu, składając pierwszy wniosek do pracodawcy.

Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy także mogą skorzystać z dodatkowego urlopu w wymiarze godzinowym - wymiar zwolnienia ustalany jest w tym przypadku proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. W przypadku niepełnej godziny zwolnienia, godzinę zwolnienia należy zaokrąglić do pełnej godziny w górę.

Czy pracownik musi wskazać powód skorzystania z urlopu we wniosku?

W przypadku wystąpienia siły wyższej pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek do pracodawcy. Wniosek może być złożony zarówno w formie ustnej, pisemnej jak i w formie elektronicznej - Kodeks Pracy nie narzuca bowiem formy, w jakiej powinien zostać złożony wniosek pracownika.
Ważną kwestią jest czas na złożenie wniosku przez pracownika - wniosek powinien być złożony przez pracownika najpóźniej w dniu, w którym nastąpiło wydarzenie spowodowane siłą wyższą. Oznacza to, że jeżeli dane zdarzenie wystąpi niespodziewanie w środku dnia pracy pracownika, także ma on prawo do skorzystania z urlopu z powodu siły wyższej.

Nowe dni urlopu - Wzór wniosku

Wzór wniosku z powodu niewykonania pracy z powodu siły wyższej nie został ściśle określony przez ustawodawcę. Kwestią sporną natomiast stało się podawanie konkretnej, uzasadnionej przyczyny zwolnienia z powodu siły wyższej przez pracownika. Wielu pracodawców uważa, że wniosek powinien zawierać konkretny powód / przyczynę korzystania przez pracownika z dodatkowego urlopu. Okazuje się jednak, że we wniosku powinna znaleźć się jedynie informacja, że pracownik ma zamiar skorzystać z urlopu w związku z działaniem siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych, spowodowanych chorobą lub wypadkiem, w których konieczna jest jego obecność. Pracownik nie musi więc określać, co dokładnie wydarzyło się w dniu zwolnienia.

Czy pracodawca może zweryfikować powód zwolnienia?

Okazuje się, że pracodawca nie będzie miał możliwości weryfikacji, czy pracownik wykorzystał urlop zgodnie z jego przeznaczeniem. Pracodawca udzielając zwolnienia z powodu siły wyższej będzie musiał opierać się jedynie na wnioskach składanych przez pracowników.

Jak wyliczyć wynagrodzenie za nowy urlop z powodu działania siły wyższej?

Kodeks Pracy wskazuje, że w okresie braku wykonywania pracy z powodu siły wyższej, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Dodatkowe dni wolne z powodu siły wyższej są więc urlopem płatnym.
Kwota wynagrodzenia z powodu działania siły wyższej, zgodnie z Kodeksem Pracy, przysługuje pracownikom w wysokości połowy wynagrodzenia (50%).

Wyliczając wynagrodzenie z powodu siły wyższej, należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia (stałe i zmienne) z miesiąca, w którym pracownik korzystał z urlopu.

Jakiej specjalnej ochronie podlega pracownik korzystający z urlopu na podstawie siły wyższej?

Wprowadzając do Kodeksu Pracy siłę wyższą, ustawodawca zapewnił pracownikowi dodatkowy przywilej, ale także ochronę, która następuje już w dniu rozpoczęcia urlopu. O jakiej ochronie mowa?

Otóż korzystając z nowego urlopu, pracownik:

• Po jego zakończeniu otrzymuje prawo do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku lub na stanowisku równorzędnym do poprzedniego - Uwaga! Stanowisko to nie może być mniej korzystne niż poprzednie!
• Nie może być dyskryminowany, obrażany, a wykorzystany przez niego urlop nie może wiązać się z negatywnym odbiorem i konsekwencjami ze strony pracodawcy; w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, pracownik ma prawo do uzyskania odszkodowania, a jego kwota nie może być mniejsza niż kwota minimalna wynagrodzenia.
• Nie musi podlegać weryfikacji co do zgodności otrzymania urlopu zgodnie z jego przeznaczeniem.

Odmowa urlopu z powodu siły wyższej – konsekwencje dla pracodawcy

Najnowsze zmiany w Kodeksie Pracy wprowadziły nowy wymiar urlopu, który pracodawca musi udzielić pracownikowi. Urlop z powodu siły wyższej przysługuje pracownikom niezwłocznie po dostarczeniu wniosku, najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a pracodawca nie ma możliwości odmowy skorzystania z urlopu przez pracownika.

Jeżeli pracodawca nie wyrazi zgody na urlop z powodu działania siły wyższej, może spodziewać się niemałych konsekwencji, bowiem za takie naruszenie przepisów Kodeksu Pracy grozi mu kara grzywna w wysokości od 1 tysiąca do aż 30 tysięcy złotych.

Podsumowując 

Definicja siły wyższej określa, że urlop ten jest urlopem nieprzewidzianym i niezaplanowanym, lecz wymagający nagłej obecności pracownika i dotyczy każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę oraz wybranych grup zawodowych. Urlop ten jest urlopem płatnym, a pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia. W przypadku wystąpienia siły wyższej pracodawca nie ma możliwości odmowy udzielenia urlopu - pracownikowi przysługuje zwolnienie niezależnie od chęci / woli pracodawcy.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej