Kadry w praktyce – najczęstsze błędy kadrowe i jak ich uniknąć w 2025 roku - szkolenie online

1. Błędy przy nawiązywaniu stosunku pracy

a) Niewłaściwa kwalifikacja formy zatrudnienia:

• Rozróżnienie: umowa o dzieło, zlecenie, umowa o pracę – kluczowe cechy i ryzyka.
• Konsekwencje ustalenia istnienia stosunku pracy przez ZUS lub sąd pracy.
• Najnowsze wytyczne PIP dotyczące unikania etatu

b) Braki formalne przy zatrudnieniu:

• Obowiązek skierowania na badania wstępne – zakres, forma i dokumentacja.
• Szkolenia BHP – rodzaje, terminy, odpowiedzialność pracodawcy.
• Rejestracja w ZUS – terminy i typowe uchybienia.

c) Umowy o pracę – na co zwrócić uwagę:

• Obowiązkowe elementy umowy po zmianach z 2023/2024 r. (np. informacja dodatkowa, klauzule informacyjne).
• Przykłady nieprawidłowych zapisów – ryzyko interpretacyjne.

d) Zawieranie umów w terminie – jak nie dopuścić do pracy „na czarno”:

• Przypadki z praktyki – sankcje i możliwe działania naprawcze.

e) Co kontroluje PIP przy nowym zatrudnieniu:

• Checklista inspektora pracy.
• Jak przygotować firmę do kontroli i jak reagować na uchybienia.

2. Błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

a) Zasady prowadzenia akt osobowych wg rozporządzenia z 2019 r. (i jego nowelizacji):

• Podział na części A–E – omówienie zawartości i praktyczne przykłady.
• Obowiązek przechowywania przez 10 lat – co oznacza w praktyce.

b) Braki formalne:

• Typowe błędy: brak podpisów pracownika/świadka, nieczytelne skany, brak dat.

c) Aktualizacja danych pracowniczych:

• Jak i kiedy pozyskiwać aktualizacje danych osobowych.
• Obowiązki wobec osób niepełnosprawnych.

d) Przechowywanie dokumentacji:

• Forma papierowa vs elektroniczna – jak spełnić wymagania.
• Obowiązki w zakresie RODO – dostęp, uprawnienia, ewidencje.
• Przykłady naruszeń z praktyki kontrolnej.

3. Urlopy i nieobecności – niezgodności z prawem

a) Urlop wypoczynkowy:

• Zasady naliczania w przypadku zmiany etatu, powrotu z rodzicielskiego, pierwszej pracy.
• Terminy wykorzystania zaległego urlopu – ryzyko przedawnienia.

b) Dokumentacja urlopowa:

• Karta urlopowa – jak prowadzić zgodnie z przepisami.
• Ewidencjonowanie nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

c) Długotrwała niezdolność do pracy:

• Procedury: wezwanie do stawienia się, wniosek o kontrolę ZUS, rozwiązanie umowy po 182 dniach.

d) Ochrona pracownika na urlopie rodzicielskim:

• Obowiązki wobec pracownika po powrocie – równorzędne stanowisko, wynagrodzenie.
• Błędy w organizacji powrotu – przykład orzeczeń sądowych.

4. Zakończenie stosunku pracy – ryzyka i błędy formalne

a) Wypowiedzenia:

• Forma pisemna, uzasadnienie, konsultacje – błędy najczęściej identyfikowane przez sądy pracy.
• Wzory i praktyka stosowania art. 30 KP.

b) Świadectwo pracy:

• Jak uniknąć błędów technicznych (termin, podpis, dane).
• Skutki wystawienia błędnego świadectwa – odszkodowania, korekty.

c) Rola związków zawodowych:

• Obowiązek konsultacji – kiedy i jak przeprowadzać.
• Ryzyko uznania wypowiedzenia za bezskuteczne.

d) Zwolnienia indywidualne i grupowe:

• Procedura z ustawy o zwolnieniach grupowych – terminy, zawiadomienia, uzgodnienia.
• Najnowsze orzeczenia sądów dot. wypowiedzeń przyczynowych.

5. Błędy wobec instytucji: ZUS, PIP, US

a) Terminowość zgłoszeń:

• Obowiązki związane z ZUA, ZWUA, ZCNA – konsekwencje opóźnień.
• Błędy w danych – korygowanie dokumentów.

b) Rozliczanie składek:

• Prawidłowe ustalanie podstawy wymiaru – uwzględnianie dodatków, nieobecności.
• Błędy w stosowaniu ulg (młody pracownik, ulga dla nowych firm).

c) Ewidencja czasu pracy:

• Różnice między ewidencją a harmonogramem – co trzeba przechowywać.
• Najczęstsze uchybienia: brak ewidencji nadgodzin, czasu pracy kierowców.

d) Czas pracy i odpoczynki:

• Wymogi dotyczące dobowych i tygodniowych odpoczynków – jak je dokumentować.
• Praca w nadgodzinach i w dni wolne – ewidencja i wynagrodzenie.

6. RODO w kadrach – naruszenia i niezgodności

a) Przetwarzanie danych:

• Legalność przetwarzania danych kandydatów – zakres danych, zgody, przechowywanie CV.
• Dane wrażliwe – jak uzyskać i przechowywać informacje np. o stanie zdrowia.

b) Przechowywanie i udostępnianie:

• Kto ma dostęp do akt i na jakich zasadach.
• Przekazywanie danych innym podmiotom (outsourcing, PFRON, ZUS).

c) Klauzule informacyjne:

• Aktualizacja klauzul przy zmianie celu/przetwarzania.
• Obowiązki informacyjne wobec kandydatów, pracowników, byłych pracowników.
• Przykłady z praktyki UODO – sankcje i dobre praktyki.