Jak przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej? Którą metodę inwentaryzacji wybrać?

Verte Centrum Szkoleń>Blog>Księgowość>Jak przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej? Którą metodę inwentaryzacji wybrać?
Jak przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej? Którą metodę inwentaryzacji wybrać?

Inwentaryzacja (remanent) jest obowiązkowym elementem związanym z rachunkowością występującym w  każdej jednostce sektora finansów publicznych, w tym jednostki budżetowej. Polega ona na ustaleniu faktycznego stanu aktywów i pasywów jednostki na dany dzień oraz porównaniu go z zapisami w księgach rachunkowych, a następnie wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych jednostki, aby m.in. doprowadzić dane ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem faktycznym, zapewnić rzetelność informacji finansowych oraz rozliczyć osoby odpowiedzialne za powierzone mienie. Dla jednostek budżetowych inwentaryzacja stanowi także element kontroli wewnętrznej, pozwalający ocenić stan powierzonego mienia i odpowiedzialność osób materialnie odpowiedzialnych. 

Spis treści:

Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych - podstawa prawna

Obowiązek i zasady przeprowadzania inwentaryzacji określa przede wszystkim ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Jednostki sektora finansów publicznych – w tym jednostki budżetowe – muszą przeprowadzać inwentaryzację zgodnie z rozdziałem 3 tej ustawy (art. 26 i 27).

Zgodnie z art. 26 ust. 1 uor, inwentaryzację aktywów i pasywów należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego (co w praktyce oznacza 31 grudnia, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym). Pewne składniki majątku mogą być inwentaryzowane rzadziej niż co roku – ustawa dopuszcza wydłużone częstotliwości dla wybranych pozycji, o czym dalej.

Art. 27 uor natomiast wymaga, by przebieg i wyniki inwentaryzacji zostały odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych, a wykryte różnice rozliczone (ujęte w księgach) w roku, na który przypada termin inwentaryzacji.

Niewywiązanie się z obowiązku inwentaryzacji lub przeprowadzenie jej niezgodnie z przepisami stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zagrożone odpowiedzialnością na podstawie odrębnej ustawy. Innymi słowy – prawidłowa i terminowa inwentaryzacja to nie tylko kwestia rzetelności sprawozdań, ale i wymóg prawny, którego lekceważenie może skutkować konsekwencjami służbowymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Terminy i częstotliwość inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości precyzuje, kiedy i jak często poszczególne grupy składników majątku powinny być inwentaryzowane. Zasadą jest inwentaryzacja na ostatni dzień roku obrotowego (najczęściej 31 grudnia) prawie wszystkich aktywów i pasywów. Jednak dla usprawnienia prac przepisy dopuszczają rozpoczęcie inwentaryzacji nieco wcześniej.

Art. 26 ust. 3 pkt 1 uor stanowi, że spis z natury lub potwierdzenie salda można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku, byle zakończyć je do 15 dnia następnego roku, pod warunkiem uwzględnienia w ustaleniach zmian stanu (przychodów i rozchodów) między datą spisu a dniem bilansowym. W praktyce wiele jednostek budżetowych rozpoczyna inwentaryzację już w październiku lub listopadzie, aby zdążyć ze wszystkimi czynnościami do końca roku.

Ponadto ustawa dopuszcza rzadszą inwentaryzację niektórych składników:

  • Raz na 2 lata: zapasy materiałów, towarów, produktów itp. w składnicach objętych pełną ewidencją ilościowo-wartościową, jeśli są składowane na terenie strzeżonym.
  • Raz na 4 lata: nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inne środki trwałe znajdujące się na strzeżonym terenie, a także maszyny i urządzenia w budowie na strzeżonym terenie. Dotyczy to głównie majątku o stałej lokalizacji (np. budynki, infrastruktura), gdzie coroczny spis z natury jest utrudniony organizacyjnie.

Wszystkie pozostałe składniki powinny być inwentaryzowane co roku. Jeśli jednostka skorzysta z możliwości inwentaryzowania np. środków trwałych raz na cztery lata, musi pilnować harmonogramu, by nie przekroczyć dopuszczalnego okresu. Niezależnie od powyższego, przepisy wymagają przeprowadzenia inwentaryzacji także na dzień likwidacji jednostki lub przed zmianą osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie, a także po wystąpieniu nadzwyczajnych zdarzeń (np. kradzież, pożar) wpływających na stan majątku.=

Metody inwentaryzacji środków trwałych – spis z natury, potwierdzenie salda czy weryfikacja?

Polskie prawo przewiduje trzy podstawowe metody (sposoby) przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki:

  • Spis z natury – fizyczne policzenie lub pomiar składników majątku,
  • Potwierdzenie salda – uzyskanie od kontrahenta (lub banku) pisemnego potwierdzenia stanu należności/powiązanych kont,
  • Porównanie danych z dokumentacją i weryfikacja wartości – analiza zapisów ksiąg rachunkowych w porównaniu z odpowiednimi dokumentami (dowodami) i ewentualne skorygowanie wartości.

Wybór metody nie jest dowolny – przepisy przypisują konkretne metody do określonych rodzajów składników. Innymi słowy, jednostka budżetowa nie może arbitralnie „wybrać” sobie metody inwentaryzacji, lecz musi zastosować tę przewidzianą prawem dla danego typu aktywów czy pasywów. Poniżej omawiamy każdą metodę oraz wskazujemy, kiedy powinna być stosowana i jakie ma praktyczne aspekty.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: KSeF 2.0 w sektorze publicznym – przygotowanie i bezpieczne wdrożenie w JST od 2026r.

Inwentaryzacja drogą spisu z natury

Spis z natury polega na fizycznym policzeniu (lub zmierzeniu, zważeniu) składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu jednostki, a następnie ich wycenie i porównaniu z ewidencją księgową. Jest to podstawowa i najczęściej stosowana metoda inwentaryzacji – uznawana za najbardziej wiarygodną, ponieważ bezpośrednio weryfikuje istnienie i stan faktyczny zasobów.

Spis z natury obejmuje wszystkie składniki rzeczowe majątku, które da się zidentyfikować w formie fizycznej:

  • Aktywa pieniężne w postaci gotówki (kasa, czeki itp.) – np. przeliczenie gotówki w kasie jednostki.
  • Papiery wartościowe w formie dokumentów (np. obligacje w formie papierowej, jeśli występują).
  • Rzeczowe składniki aktywów obrotowych – czyli zapasy materiałów, towarów, produktów itp. w magazynach.
  • Środki trwałe (np. wyposażenie, maszyny, sprzęt, pojazdy) oraz nieruchomości inwestycyjne – z pewnymi wyjątkami opisanymi poniżej.
  • Maszyny i urządzenia w budowie (inwestycje rozpoczęte).
  • Cudze składniki majątku znajdujące się na terenie jednostki – np. obce środki trwałe powierzone nam do używania, przechowania lub sprzedaży komisowej (te również muszą zostać spisane z natury, a wyniki spisu przekazane właścicielom).

Ustawa precyzuje, że z spisu z natury wyłączone są: aktywa, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. pewne środki trwałe), oraz środki, których inwentaryzacja inną metodą jest przewidziana w przepisach (np. gotówka na rachunkach bankowych – tę inwentaryzuje się potwierdzeniem salda). Przykładowo, gruntów oraz trwałych obiektów infrastruktury (np. drogi publiczne, sieci podziemne) nie spisuje się z natury, ponieważ trudno je fizycznie policzyć czy zmierzyć – te podlegają inwentaryzacji przez weryfikację dokumentów (o czym niżej). Podobnie środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. obiekty zamknięte na stałe, trudno dostępne maszyny) można inwentaryzować inną metodą.

Praktyczne przeprowadzenie spisu z natury wymaga powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Osoby te dokonują faktycznego liczenia składników, często na arkuszach spisu z natury (dwóch niezależnych, celem weryfikacji). Po spisie następuje wycena – np. przeliczenie ilości na wartości według cen ewidencyjnych. Kluczowe jest, aby spis był rzetelny: obejmował wszystkie składniki (nie wolno nic pominąć ani „dopisywać” nieistniejących pozycji), odbywał się w obecności osób materialnie odpowiedzialnych za dane mienie i został udokumentowany protokołem. Ewentualne różnice (niedobory, nadwyżki) należy wyjaśnić – np. czy wynikają z błędu liczenia, kradzieży, zużycia, pomyłek w dokumentacji – a następnie rozliczyć zgodnie z decyzją kierownika jednostki (np. niedobory odpisać w koszty, nadwyżki przyjąć na stan).

Spis z natury powinien objąć również składniki, które nie są ujęte w ewidencji księgowej (bo np. są już zamortyzowane poniżej progu, albo stanowią wyposażenie pozabilansowe). Dobra praktyka wymaga, by nawet drobny sprzęt ujęty tylko w ewidencji pozaksięgowej został fizycznie sprawdzony podczas inwentaryzacji – co pozwoli wykryć np. zagubiony lub zniszczony majątek, mimo że nie figuruje on w bilansie.

Inwentaryzacja drogą uzyskania potwierdzenia salda

Potwierdzenie salda (uzgodnienie sald z kontrahentami) jest metodą inwentaryzacji polegającą na wysłaniu do kontrahentów prośby o potwierdzenie stanu wzajemnych rozliczeń i uzyskaniu od nich pisemnych odpowiedzi. Stosuje się ją przede wszystkim do weryfikacji należności jednostki (czyli kwot, które winni są nam dłużnicy) oraz niektórych zobowiązań (kwot, które jednostka winna jest innym podmiotom). Również środki pieniężne na rachunkach bankowych inwentaryzuje się tą metodą – w praktyce banki przesyłają potwierdzenia sald rachunków na koniec roku.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 uor, potwierdzenie salda należy uzyskać dla:

Aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki (np. depozyty, papiery wartościowe w formie zdematerializowanej).

  • Należności od kontrahentów (w tym udzielonych pożyczek) – z wyjątkiem należności, dla których potwierdzenie nie jest wymagane lub możliwe, jak należności sporne i wątpliwe, należności od pracowników czy osób fizycznych nieprowadzących ksiąg rachunkowych.
  • Zobowiązań wobec kontrahentów (dostawców) – również z pewnymi wyjątkami symetrycznymi do powyższych (nie potwierdza się sald zobowiązań wobec osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, zobowiązań publicznoprawnych itp., te przypadki rozlicza się inną metodą).

Jak to wygląda w praktyce?

Jednostka sporządza wykaz wszystkich kontrahentów, których salda wymagają potwierdzenia (najczęściej dotyczy to klientów mających wobec nas należności, ale także naszych dostawców – bo z ich perspektywy to oni mają należność, a my zobowiązanie). Następnie do tych podmiotów wysyła się pisma (listem poleconym lub elektronicznie, jeśli opatrzone kwalifikowanym podpisem) z prośbą o potwierdzenie stanu rozliczeń na wskazany dzień. Kontrahent powinien odesłać potwierdzenie, że zgadza się z saldem albo zgłosić ewentualne zastrzeżenia. Otrzymane odpowiedzi stanowią dowód na zgodność sald.

Należy podkreślić, że brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie nie oznacza automatycznie potwierdzenia salda. Tzw. „milczące potwierdzenie” nie jest uznawane przez przepisy – jeśli kontrahent nie odesłał nam podpisanego potwierdzenia, saldo uważa się za niepotwierdzone. W takiej sytuacji jednostka budżetowa jest zobowiązana dokonać inwentaryzacji tego salda w inny sposób, mianowicie drogą weryfikacji dokumentów (czyli uznać, że kontrahent nie potwierdził i sami musimy zweryfikować prawidłowość salda na podstawie własnej dokumentacji). Dotyczy to również przypadków sald zerowych lub bardzo małych – nawet wtedy należy uzyskać potwierdzenie lub zastosować weryfikację, nie można po prostu założyć zgodności.

W praktyce częstym problemem jest brak odpowiedzi od kontrahentów. Dobrą praktyką jest wcześniejsze uprzedzenie partnerów handlowych o zamiarze wysłania potwierdzeń oraz ponawianie próśb w razie braku reakcji. W ostateczności jednak, gdy potwierdzenia nie uda się uzyskać, należy mieć przygotowaną dokumentację własną (faktury, noty, umowy) i na jej podstawie dokonać samodzielnej weryfikacji salda (opisanej w kolejnym punkcie).

Warto dodać, że potwierdzenia sald nie stosuje się dla należności spornych lub wątpliwych (które są kwestionowane przez dłużnika lub np. znajdują się w sądzie) – logicznie kontrahent będący w sporze nie potwierdzi nam takiego salda. Takie należności od razu inwentaryzujemy przez weryfikację dokumentów. Podobnie rozrachunki z pracownikami (np. zaliczki, pożyczki pracownicze) oraz rozrachunki z tytułów publicznoprawnych (np. podatki, ZUS) – zamiast wysyłać potwierdzenie, jednostka powinna je zweryfikować wewnętrznie, gdyż druga strona nie prowadzi księgowości w sposób pozwalający potwierdzić saldo lub ma odmienny tryb (np. US nie będzie potwierdzał sald podatków na żądanie podmiotu).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Inwentaryzacja drogą porównania danych z dokumentami i weryfikacji (metoda weryfikacji)

Weryfikacja dokumentów (porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z dokumentacją źródłową) to metoda stosowana dla tych wszystkich składników aktywów i pasywów, których nie da się zinwentaryzować ani przez spis z natury, ani przez potwierdzenie salda.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, tą metodą należy objąć:

  • Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony – np. obiekty, których nie można spisać bez specjalistycznych działań (podziemne instalacje, infrastruktura techniczna, trudno dostępne maszyny).
  • Grunty oraz prawa zaliczone do nieruchomości – gruntów nie liczymy „z natury”, więc trzeba sprawdzić ich stan prawny i ewidencyjny w dokumentach (np. księgi wieczyste, akty notarialne) oraz wartość w księgach.
  • Wartości niematerialne i prawne – np. licencje, patenty, oprogramowanie; nie mają fizycznej formy, zatem ich inwentaryzacja polega na sprawdzeniu dokumentów nabycia, umów licencyjnych itp. oraz zweryfikowaniu, czy ujęta w księgach wartość jest prawidłowa (czy np. nie wymaga odpisu aktualizacyjnego).
  • Należności sporne, wątpliwe i zagrożone – czyli te, których nie potwierdzaliśmy saldem z kontrahentem z uwagi na ich charakter (są dochodzone np. sądownie lub uznane za nieściągalne w znacznej części). Trzeba ocenić na podstawie dokumentów (pozew, korespondencja) realność ich odzyskania i ewentualnie utworzyć odpis aktualizacyjny.
  • Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych – tu również brak możliwości potwierdzenia, więc weryfikujemy np. umowy, dowody wypłat/przyjęć.
  • Rozrachunki z tytułów publicznoprawnych – np. należne podatki, składki – ich stan uzgadniamy z dokumentami (deklaracjami, decyzjami).
  • Inne składniki aktywów i pasywów niewymienione wcześniej, albo wymienione wyżej, ale gdy spis z natury czy uzgodnienie salda okazały się niemożliwe. To swego rodzaju „bezpiecznik” – wszystko, czego nie pokryły dwie pierwsze metody, musi być sprawdzone na papierze.

Metoda weryfikacji polega zatem na tym, że porównujemy stan wykazany w księgach rachunkowych ze stanem wynikającym z odpowiednich dokumentów źródłowych lub ewidencji pomocniczych, a następnie weryfikujemy wartości tych pozycji. Przykładowo, dla gruntów jednostka powinna przeanalizować dokumenty potwierdzające ich własność i powierzchnię (np. decyzje komunalizacyjne, akty notarialne) i sprawdzić, czy wszystkie grunty będące własnością jednostki są ujęte w księgach oraz czy ich wartości są zgodne z ewidencją. Jeśli okaże się, że w dokumentach figuruje grunt, którego nie ma w ewidencji (lub odwrotnie), inwentaryzacja ujawni różnicę – wtedy należy ją wyjaśnić i ująć (np. wprowadzić nowo ujawniony grunt do ksiąg).

Właśnie w zakresie gruntów i infrastruktury RIO często wykazuje błędy jednostek budżetowych. Przykładowo, Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku stwierdziła nieprawidłowość polegającą na inwentaryzowaniu dróg gminnych metodą spisu z natury zamiast poprzez weryfikację dokumentów – uznano to za naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, bo drogi (jak grunty) powinny być inwentaryzowane dokumentacyjnie, chyba że dokonuje się ich dokładnych pomiarów w terenie. Podobne uchybienia dotyczyły inwentaryzacji chodników, ogrodzeń, sieci wod-kan itp., gdzie również zaleca się weryfikację zamiast spisu z natury ze względu na trudności pomiarowe. Z kolei w innych kontrolach RIO ujawniono, że gminy wprawdzie stosowały metodę weryfikacji dla gruntów, ale nie wykryły brakujących w ewidencji działek – co oznacza, że inwentaryzację przeprowadzono pobieżnie i nie skorygowano ksiąg o nowe grunty nabyte przez gminę. To pokazuje, że sama metoda weryfikacji wymaga dużej skrupulatności: trzeba dokładnie porównać dane z ksiąg z pełną dokumentacją prawną i finansową.

Weryfikacja sald i wartości przydaje się także tam, gdzie występują różnice kursowe, zmiany wartości rynkowej lub potencjalne utraty wartości. Na przykład, długoterminowe aktywa finansowe (jak udziały, akcje posiadane przez jednostkę budżetową) również inwentaryzuje się drogą weryfikacji – sprawdzając stan posiadania (np. świadectwa udziałowe) oraz aktualną wartość i ewentualną potrzebę aktualizacji wyceny.

Podsumowując, metoda porównania i weryfikacji jest stosowana dla wszystkich tych pozycji, których nie obejmie spis z natury ani potwierdzenia zewnętrzne. Jest ona równie ważna jak pozostałe, choć bywa mniej „widowiskowa” – polega głównie na pracy kameralnej z dokumentami, rejestrami i ewidencjami pomocniczymi. Wymaga od komisji inwentaryzacyjnej dobrej znajomości stanu prawnego i dokumentacyjnego majątku jednostki.

Organizacja inwentaryzacyjna w jednostce budżetowej – obowiązki i dobre praktyki

Odpowiedzialność za inwentaryzację. Za prawidłowe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce budżetowej odpowiada kierownik jednostki (np. dyrektor, wójt, kierownik placówki), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej i rachunkowości, w tym inwentaryzację, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor.

Przygotowanie i przebieg. Ponieważ ustawa nie narzuca szczegółowej procedury przeprowadzania inwentaryzacji, jednostka powinna opracować wewnętrzną instrukcję inwentaryzacyjną regulującą organizację tych prac. Kierownik jednostki zwykle wydaje zarządzenie, w którym powołuje komisję inwentaryzacyjną (nadzorującą cały proces) oraz zespoły spisowe, określa zakres i harmonogram prac. W instrukcji wewnętrznej opisuje się m.in. terminy i metody inwentaryzacji poszczególnych składników (zgodnie z ustawą), podział zadań, sposób dokumentowania wyników, tryb rozpatrywania różnic. Należy również uwzględnić, które czynności wykonuje komisja, a które główny księgowy – np. główny księgowy powinien czuwać nad kompletnością i poprawnością zapisów oraz zgłaszać kierownikowi wnioski (np. o unieważnienie i powtórzenie spisu w razie błędów).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Przygotowanie do wprowadzenia KSeF, polityka rachunkowości, obieg dokumentów i instrukcja KSeF oraz obowiązujące przepisy w zakresie faktur ustrukturyzowanych w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r.

Najczęstsze błędy dotyczące inwentaryzacji

Mimo jasno określonych zasad prawnych, w praktyce pojawiają się typowe problemy przy inwentaryzacji jednostek budżetowych:

  • Zastosowanie niewłaściwej metody – np. próba inwentaryzowania metodą spisu z natury obiektów, które powinny być zweryfikowane dokumentacyjnie (jak wspomniane drogi czy sieci techniczne). Może to skutkować pominięciem części danych (jeśli nie dokonano pełnych pomiarów) i jest traktowane jako naruszenie ustawy.
  • Nieobjęcie inwentaryzacją wszystkich elementów – zdarza się, że jednostka nie potwierdziła salda z bankiem lub kontrahentem, a jednocześnie nie zweryfikowała go wewnętrznie. Przykładem ujawnionym przez RIO była sytuacja, gdzie urząd nie przeprowadził inwentaryzacji rachunku depozytowego ani metodą potwierdzenia salda, ani weryfikacji, co było złamaniem art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 uor. Każdy składnik musi być ujęty jedną z metod – jeśli zawiedzie potwierdzenie, należy zastosować weryfikację.
  • Brak aktualizacji ewidencji na podstawie wyników inwentaryzacji – celem inwentaryzacji jest wykrycie różnic, ale czasem jednostki nie wyciągają z nich wniosków. Przykładowo, kontrolerzy wskazali gminy, które nie ujmowały nabytych gruntów w ewidencji i kolejne inwentaryzacje nie wykazały tych braków. Było to konsekwencją nierzetelnego porównania danych i niewprowadzenia zmian do ksiąg, co narusza art. 27 uor.
  • Niedochowanie terminów lub formalności – np. nieterminowe zakończenie spisu (po 15 stycznia), brak podpisów na arkuszach spisowych, brak protokołów z weryfikacji sald itp. Takie uchybienia formalne również mogą zostać uznane za naruszenie przepisów, jeżeli podważają wiarygodność inwentaryzacji.

Aby uniknąć powyższych błędów, kluczowa jest staranność i nadzór. Należy zawczasu szkolić zespoły spisowe z zasad poprawnego liczenia i dokumentowania. Główny księgowy powinien weryfikować kompletność potwierdzeń sald (np. czy na wszystkie wysłano pisma, jakie przyszły odpowiedzi) i sygnalizować komisji brakujące elementy. Każda różnica powinna być udokumentowana w protokole wraz z wyjaśnieniem przyczyn i decyzją co do sposobu jej rozliczenia. Wszystkie dokumenty inwentaryzacyjne (arkusze spisu, potwierdzenia sald, protokoły weryfikacji, zestawienia różnic) należy zarchiwizować i powiązać z zapisami księgowymi – stanowią one dowód dochowania obowiązku inwentaryzacyjnego podczas ewentualnej kontroli.

Dobre praktyki

W jednostkach sektora publicznego wypracowano szereg dobrych praktyk usprawniających inwentaryzację:

  • Sporządzenie szczegółowego harmonogramu inwentaryzacji na dany rok – z podaniem kto, co, kiedy liczy lub weryfikuje, kiedy wysyła potwierdzenia sald, terminy zwrotu potwierdzeń itp. Pozwala to zapanować nad złożonym procesem.
  • Wykorzystywanie technologii – np. arkuszy spisowych w formie skanowalnej lub używanie przenośnych kolektorów danych (czytników kodów), co minimalizuje pomyłki przy spisie z natury, szczególnie w dużych magazynach.
  • Przy potwierdzaniu sald – uprzedzanie kontrahentów, a nawet kontakt telefoniczny lub mailowy przed wysłaniem pisma, by zwiększyć szansę odpowiedzi. Po otrzymaniu potwierdzeń warto je porównać z naszymi saldami i w razie rozbieżności natychmiast wyjaśnić z kontrahentem (czasem jest to sposób na wykrycie, że np. faktura z końca roku nie dotarła do odbiorcy itp.).
  • Rotacja i niezależność zespołów spisowych – osoby liczące dany odcinek majątku nie powinny odpowiadać za ten majątek na co dzień (dla obiektywizmu). Dobrze, gdy w spis zaangażowane są osoby z różnych działów, co utrudnia zmowę lub przeoczenia.
  • Kontrole krzyżowe – po zakończeniu spisu z natury, inna grupa może losowo sprawdzić wybrane pozycje (tzw. spis kontrolny) w celu weryfikacji rzetelności. Przy dużych rozbieżnościach można zarządzić powtórny spis.
  • Dokumentowanie każdego etapu i bieżące raportowanie do kierownika jednostki o postępach i ewentualnych problemach. Dzięki temu zarząd może reagować (np. przedłużyć termin, wzmocnić skład komisji) zanim upłynie ustawowy czas.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja daje kierownikowi i głównemu księgowemu pewność, że bilans jednostki jest rzetelny, a ewentualne straty czy braki zostały ujawnione i rozliczone. To fundament wiarygodności księgowej oraz element dbałości o publiczny majątek.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Najczęściej zadawane pytania dotyczące inwentaryzacji

Czy jednostka budżetowa musi przeprowadzać inwentaryzację co roku?

Tak. Co do zasady inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości wymaga corocznego potwierdzenia stanu większości składników majątku. Pewne elementy (np. nieruchomości na terenie strzeżonym, zapasy w strzeżonych składnicach) mogą być inwentaryzowane rzadziej – odpowiednio raz na 4 lub 2 lata – ale nawet wtedy na koniec roku trzeba ująć je w inwentaryzacji (jeśli nie spisem z natury, to np. drogą weryfikacji). Regularna, coroczna inwentaryzacja to podstawowy obowiązek jednostki.

Kto ponosi odpowiedzialność za prawidłową inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Odpowiedzialnym jest kierownik jednostki (np. dyrektor). To on musi zapewnić, że inwentaryzacja zostanie wykonana zgodnie z przepisami (choć fizycznie wykonują ją powołane komisje). Kierownik może pisemnie przekazać obowiązek przeprowadzenia spisu z natury innej osobie lub firmie za jej zgodą, ale nadal odpowiada za nadzór i rozliczenie wyników (z wyjątkiem sytuacji, gdy odrębne przepisy przenoszą odpowiedzialność – np. w przypadku centrów usług wspólnych obsługujących inne jednostki). Główny księgowy natomiast wspiera kierownika, organizując technicznie inwentaryzację i kontrolując jej poprawność

Jaką metodą inwentaryzować dany składnik majątku?

To zależy od rodzaju składnika:

  • Wszystko, co ma formę fizyczną i jest dostępne – inwentaryzujemy przez spis z natury (np. środki pieniężne w kasie, magazynowe zapasy, sprzęt, środki trwałe znajdujące się w siedzibie itp.).
  • Wszelkie należności (płatności od dłużników) oraz środki na rachunkach bankowych – inwentaryzujemy przez potwierdzenie salda z kontrahentem lub bankiem. Podobnie udzielone pożyczki czy nasze zobowiązania wobec dostawców potwierdzamy wzajemnie, o ile druga strona prowadzi księgi.
  • Składniki, których nie da się ani policzyć, ani uzgodnić z zewnętrzną instytucją – inwentaryzujemy przez porównanie dokumentów i weryfikację. Dotyczy to np. gruntów, trudno dostępnych środków trwałych, należności spornych, rozrachunków z pracownikami czy urzędami itp.
  • Również jeśli któraś z wcześniejszych metod zawiedzie (np. brak potwierdzenia salda) – dany element ostatecznie weryfikujemy dokumentacyjnie.

Co zrobić, jeśli kontrahent nie odesłał potwierdzenia salda?

W takiej sytuacji musimy uznać, że saldo nie zostało potwierdzone. Obowiązkiem jednostki jest wtedy przeprowadzić inwentaryzację tego salda metodą weryfikacji – czyli samodzielnie porównać stan księgowy z posiadaną dokumentacją (np. wystawionymi fakturami, umowami) i potwierdzić, że saldo jest realne. Brak odpowiedzi nie zwalnia z inwentaryzacji – ustawa nie dopuszcza domniemania zgody kontrahenta. Oczywiście wcześniej warto ponowić prośbę o potwierdzenie lub skontaktować się z dłużnikiem inną drogą. Jeśli mimo to potwierdzenia nie uzyskamy, dołączamy do dokumentacji dowody wysłania żądania oraz sporządzamy protokół z przeprowadzonej weryfikacji salda jednostronnie.

Czy można pominąć inwentaryzację jakiegoś składnika aktywów lub pasywów?

Nie, pełna inwentaryzacja musi objąć wszystkie składniki, zarówno aktywa jak i pasywa. Każdy element musi być zinwentaryzowany jedną z trzech metod. Jeżeli pewna pozycja nie pasuje do spisu z natury ani do potwierdzenia salda, to z definicji powinna być objęta weryfikacją dokumentów. Przykładowo zobowiązania wobec urzędu skarbowego (podatek) nie są potwierdzane saldem, ale jednostka musi je zweryfikować na podstawie deklaracji i decyzji. Podobnie środki trwałe na obcym terenie – jeśli nie można ich spisać, trzeba je zinwentaryzować dokumentacyjnie. Pominięcie jakiegokolwiek składnika (np. zapomnienie o rachunku bankowym, którego salda nie potwierdzono ani nie sprawdzono) oznacza naruszenie przepisów.

Jakie są konsekwencje nieprzeprowadzenia inwentaryzacji lub stwierdzonych nieprawidłowości?

Konsekwencje mogą być poważne. W sektorze finansów publicznych brak inwentaryzacji lub przeprowadzenie jej niezgodnie z ustawą o rachunkowości jest klasyfikowane jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Osoby odpowiedzialne (np. kierownik jednostki, główny księgowy) mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności przed komisją orzekającą – grożą za to kary upomnienia, nagany, a w cięższych przypadkach kara pieniężna. Ponadto, niezależnie od przepisów dyscyplinujących w administracji, niewykonanie inwentaryzacji to naruszenie ustawy rachunkowości, co w skrajnym przypadku (gdyby skutkowało to istotnym zafałszowaniem sprawozdania finansowego) może być traktowane także jako naruszenie przepisów Kodeksu karnego skarbowego dotyczących rzetelności ksiąg – zagrożone karą grzywny nawet do 240 stawek dziennych. Najważniejszą konsekwencją jest jednak to, że jednostka nie ma wiarygodnych danych o swoim majątku, co utrudnia zarządzanie i może skutkować realnymi stratami (np. nieujawnione braki, szkody). Dlatego rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji leży w interesie zarówno prawnym, jak i gospodarczym każdej jednostki budżetowej.

Czytaj więcej w Social media